你相信上方的说法吗？
如果你相信，那么恭喜你，你已经成功来到一个“勇敢”的数字世界。但是，至少就发票这一主题而言，目前的数字化程度和“勇敢”程度远远低于它可能达到的水平。那么，公司在开票过程中究竟面临了哪些问题呢？这些问题又该如何去解决呢？这些正是我们需要弄清楚的问题。
从本质上讲，主要有五个问题，它们依次导致了订购困难、耗费不必要的精力、较长的处理时间和过高的成本：
一、非电子化发票导致高错误率和高成本
根据目前的Billentis报告显示：550亿张发票已经以无纸化的形式在全球范围内发出，但这只是总数的10%。出于处理的目的，这意味着剩下的90%需要手工输入，否则发票必须通过扫描从而实现数字化。
所有这些都会给接收者带来可观的额外开销，并导致错误，因为扫描解决方案也很容易出错。例如，被扫描的发票可能难以阅读；信息的属性可能不正确；如果原始文件有错误或不完整，即使是最完美的扫描发票也是没有用的。
解决方案
唯一的解决方案是创建并发送电子发票。这样可以避免在数字化过程中出现媒体中断和错误条目。重要的是，它节省了大量的时间，资源和成本。通过数字化的平台发送的发票只包含经过验证和结构化的发票数据，这些数据可以直接传输到收件人的ERP系统，以便立即进行进一步处理。
二、错误的发票归属导致审核工作量剧增
单单依靠电子发票并不能从根本上解决问题，因为发票往往因为各种各样的原因并不能清楚地归属于其相应的订单，如：供应商和采购商都有自己的“发票程序”，使用的描述、特殊发票和产品编号可能都不一样；在流通过程中可能完全丢失了相应的信息；供应商可能将多个订单合并到一张发票中进行开票，或者只为较大的订单开具部分发票。
采购过程中可能发生价格或者数量的变化，但是这些变化并未正确地输入到供应商或采购商的发票系统中；交付的数量和最初约定的有所不同，交付的面值也可能不同。因此，双方可能发生冲突和抱怨，订单在此期间可能（部分）被取消。
然而，政府并未明确规定发票必须提供订单的相关详细信息，比如中国的金税制度。
解决方案
因此，有效的发票处理需要将其重点从发票交付领域转移到付款领域，在一个数字化的系统中处理从订单到支付（采购到付款或P2P）的整个过程是至关重要的。一个集成的P2P流程可以自动比较订单数据、提前发货通知、货物收据和发票数据，错误的发票将会被立即识别并自动拒绝。
如果在发票实际发出去之前就进行检查，可以获得更大的效益。如果使用电子开票系统，公司只能对以往验证过的数据进行开票，将发票的验证管理工作减少到几乎为零。
此外，它还显著减少了处理时间。因此，企业可以及时付款，避免滞纳金，并被允许更广泛地使用折扣。
三、发票错误导致复杂的更正过程
错误的发票仍然一次又一次地出现。除了上述提到的问题（如：产品数量和价格发生变化、相关信息丢失或者不准确、投诉、取消等等)，还有其他问题导致发票产生错误，比如：发票金额可能超出了与客户约定的金额，或者没有遵守适用于特定国家的严格法律要求（如中国的金税制度）。
最重要的是：供应商对发票处理过程手工操作越多就越容易产生错误。在中国，客户和供应商通常习惯通过电话的方式提前确认发票的内容和范围，这就更容易产生误解。
所有这些经常导致非常复杂和耗时的纠正过程，有时甚至跨越几个循环。
解决方案
最重要的是在实际开票之前能够对开票数据进行自动检查。这些需要自动检查的数据除了订单数据、提前发货通知和收货，还必须包括更多的细节。例如，客户对发票的范围或发票格式的规范，以及各自国家的法律要求，任何含糊不清或更改请求都可以通过电子开票系统快速、轻松、透明地解决，确保处理过程中完全数字化。
四、缺乏透明度导致发票状态不明
发票处理过程中的当前状态通常并不是特别清楚：发票是否已收到？检查过了吗？是否正确？什么时候寄出，什么时候付款？所有这些单独阶段的状态和涉及的时间框架常常缺乏透明度，不仅对供应商，对客户亦是如此。
因此，越来越多的查询便出现了，尤其是在处理时间较长的情况下。回答这些问题进一步加重了财务部门的工作负担，并拖延了整个处理过程。
解决方案
因此需要一个能使当前发票状态对各方透明的发票解决方案，清楚地显示潜在的错误和采取的纠正措施。不仅如此，它还应该将发生的错误和采取的纠正措施自动通知发票涉及各方。其优势是显而易见的：高透明度、更少的工作量、更快和更高效的流程。
结论
许多开票流程是非常低效的，它们浪费了大量不必要的时间、精力和金钱，但是这种低效的处理方式是可以通过数字化的流程进行改变的。数据不仅仅要以“某种数字化的形式”（如邮件或者PDF文件）送达，还需要完善整个结构流程，从而实现真正的数字化。
然而我们必须考虑到整个流程，首先从订单开始。在订单处理期间不断去更新和丰富订单的相关数据，包括以前的文件，装运通知和货物收据这些至关重要的信息。只有将这些信息集合在一起才能形成正确的开票数据库，基于这些数据，系统可以自动预赋予相应的发票字段，进而消除错误源。
所有的这一切都能确保采购订单的准确性，使得发票有明确的归属，从而加快对其的处理，清关和付款。
如果在发送发票之前也集成了自动化的合规检查，那么主要的错误源都涵盖在检查之内了。这些验证步骤确保电子发票不仅在内容上是正确的，而且在形式和税法上也是正确的。
到了这一步，我们真的可以说：欢迎来到勇敢的（新）数字世界！！
