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Beim Verlassen des Flugzeugs in der pulsierenden Metropole Shanghai konnten ich die Energie und Aufregung in der Luft spüren. Es beginnt eine bemerkenswerte Reise in eine der dynamischsten und wirtschaftlich bedeutendsten Städte Chinas. Hier befinden sich zahlreiche multinationale Unternehmen, Finanzinstitute und Tech-Giganten. Während meiner Reise hatte ich die Gelegenheit, das Projekt "Transportmanagement Outbound für ZF China" für zwei Testanlagen voranzutreiben und im Rahmen einer internen Anwendungsschulung die chinesischen Kolleginnen und Kollegen zu unterstützen. Gemeinsam mit den ZF-Mitarbeitenden vor Ort, sowie Qianqian Shan und Xiaowei Zhang von SupplyOn Shanghai, haben wir die genauen Prozessschritte herausgearbeitet und an der Spezifikation der China-spezifischen Anforderungen an dieTransport- und Frachtkostenprozesse gearbeitet, um eine reibungslose Implementierung zu gewährleisten.Während dieser zwei Wochen habe ich ein besseres Verständnis für die chinesischen Mitarbeitenden gewonnen, sowie die Projektbedingungen und das lokale Netzwerk. Das Team von SupplyOn China erleichterten es mir, mich willkommen zu fühlen und unterstützten mich in allem, was ich unternehmen wollte.Sie haben regelmäßig dafür gesorgt, dass ich jedes Essen, das es wert war getestet zu werden, probieren konnte. Beim Mitagessen haben wir Teigtaschen, Brötchen, Nudeln, Suppen, viel Milchtee und Snacks genossen. An einem Abend gab es Hotpot, was mein absolutes kulinarisches Highlight war. Abgesehen davon hatte ich das Glück, zur Mondkuchenzeit in China zu sein und viele verschiedene Geschmacksrichtungen, Farben und Größen von Mondkuchen probieren zu können. (Das Mondfest war kurz nach meiner Abreise am 29. September 2023).Hong Rupeng lud mich außerdem ein, an einem sonnigen Sonntag zum Tiefwasserterminal des Shanghai Seaport zu fahren. Wir fuhren über die 42 km lange Brücke zu der Insel, auf der sich dieses Terminal befindet, und bewunderten eine riesige Anzahl von Containern, die auf ihre Beladung warteten, und erkundigten uns vor Ort mit dem Vessel Tracker nach den Zielen einiger kleinerer Schiffe. Obwohl der Containerverkehr an diesem Tag eher ruhig zu sein schien, war die Hafenkulisse sehr eindrucksvoll. Der Containerumschlag des Shanghai International Port (Group) beträgt mehr als 40 Millionen TEU (Twenty-Foot Equivalent Unit) pro Jahr.Danke an dieser Stelle noch einmal, dass du mich zum größten Hafen der Welt gebracht hast!Ich schätze den herzlichen Empfang, die Hingabe und die harte Arbeit, die diese Reise zu einer unvergesslichen und produktiven Erfahrung gemacht haben. Die Freundlichkeit und Aufmerksamkeit, die mir entgegengebracht wurde, hat meine Erfahrung wesentlich verbessert, und ich bin sehr dankbar für die Gastfreundschaft, mit der ich mich willkommen und wertgeschätzt gefühlt habe.Neben den ergiebigen Trainings- und Brainstorming-Sitzungen gab es viele unerwartete Tageserlebnisse, wie z. B. einen spontanen Tanzkurs in Vorbereitung auf die 15-Jahres-Feier von SupplyOn Shanghai oder einen Besuch bei einem chinesischen Friseur, was unserer Zeit eine spezielle Bedeutung verlieh. Ich hatte auch die Gelegenheit, am "Bobing"-Spiel teilzunehmen, einem speziellen Würfelspiel aus der Region, aus der die Leiterin von SupplyOn China, Zixi Zheng, stammt. Das Spiel wird nur Mitte des Herbstes gespielt, wobei es darum geht, so viele Vieren wie möglich zu würfeln, um im nächsten Jahr Glück zu haben.Das sind nur einige der unvergesslichen Erinnerungen an diese Geschäftsreise. Ich habe eine tiefe Wertschätzung für die Modernität, die Kultur und die kulinarischen Köstlichkeiten dieser dynamischen Stadt entwickelt. Ich bin zuversichtlich, dass die auf dieser Reise gewonnenen Erkenntnisse und gestärkten Verbindungen unseren Projekten und Kooperationen auch in Zukunft zugute kommen werden.Ich verließ Shanghai also mit einem Gefühl der Ehrfurcht und Bewunderung für diese faszinierende Stadt und kann es kaum erwarten, für ein weiteres Abenteuer zurückzukehren.
Wer in China Geschäfte machen will und über seine dortige Niederlassung mit lokalen Lieferanten zusammenarbeitet, stellt schnell fest: Die Rechnungsstellung ist deutlich komplexer als in Westeuropa oder Nordamerika. Mehr noch: sie ist zeitintensiv, aufwändig und hat viele Besonderheiten, die es zu beachten gilt. Genau dieser komplexe Prozess soll in Zukunft nun vollständig digital abgewickelt werden, was einiges erleichtern wird.Fapiao & Golden Tax: eine Einführung in die chinesische RechnungsstellungDoch fangen wir von vorne an: In China dürfen inländische Rechnungen nicht direkt vom Lieferanten an den Kunden übermittelt werden. Stattdessen wird eine spezielle Steuerhardware benötigt, wie etwa eine so genannten Tax Control USB Disk. Teilweise sind zusätzlich auch Papierbelege erforderlich. Vor allem aber müssen Unternehmen staatlich zertifizierte Provider als Zwischenhändler nutzen und ihre Rechnungen softwarebasiert im sogenannten Golden Tax System, kurz GTS, bei der zentralen Steuerbehörde voranmelden.Eine solche ausgestellte Rechnung, die bei der Steuerbehörde registriert ist, heißt Fapiao. Der klassische Fapiao-Prozess sieht vor, dass Lieferanten die Rechnungsdaten zuerst an das Golden Tax System übermitteln. Über staatlich zertifizierte Provider werden diese Rechnungen vorher geprüft, beispielsweise ob alle Steuerdaten richtig angegeben wurden.Nach erfolgreicher Validierung vergibt das System für jede Rechnung eine eindeutige Nummer. Sobald dieser Schritt erfolgreich abgeschlossen ist, können Lieferanten die Rechnungsdaten mit der vergebenen Rechnungsnummer auf einen Fapiao-Papierbeleg drucken und an ihren Kunden senden. Diese Fapiao-Belege sind spezielle, formatierte Papiere mit Siegel und bei der staatlichen Steuerverwaltung STA (State Taxation Administration) in Blöcken erhältlich. Um eine Rechnung stellen zu können, müssen Lieferanten eine ausreichende Anzahl an Fapiao-Papierblöcken vorab beschaffen.Wird dieses Verfahren nicht durchlaufen, ist es liefernden Unternehmen nicht gestattet Rechnungen mit Umsatzsteuer auszustellen, so genannte VAT-Rechnungen (VAT = Value Added Tax).Auf Kundenseite wiederum muss der Fapiao-Beleg nach Eingang maschinell erfasst, ausgewertet und mit den vorhandenen Daten im GTS abgeglichen werden. Ein mühsamer, fehlerbehafteter und umständlicher Prozess, der oftmals viel händische Prüfungsarbeit nach sich zieht.Das folgende Video erklärt den alten papierbasierten Prozess noch einmal genauer:Vom papierlosen Prozess zur „Fully Digitited eFapiao“Zwischenzeitlich wurde der papierbasierte Fapiao-Prozess in eine papierlose Variante überführt, die allerdings in China nicht flächendeckend genutzt wird. Beim papierlosen Prozess bleibt der Ablauf identisch, lediglich der papierbasierte Fapiao-Beleg wurde durch eine proprietäre digitale Datendatei ersetzt. Am umständlichen Prozess mit all seinen Nachteilen änderte sich aber nichts.Die chinesische Regierung hat daher beschlossen, den klassischen Fapiao-Prozess – sei es papierbasiert oder papierlos – auf eine volldigitalisierte Variante umzustellen, die sogenannte „Fully Digitized eFapiao“. Diese basiert auf einer neuen zentralen Plattform, über die sich Rechnungen zwischen Lieferanten und Kunden voll digital austauschen lassen.Um den neuen Fully Digitized eFapiao-Prozess ausgiebig zu testen, startete die chinesische Regierung 2021 einen Pilotbetrieb in mehreren großen Städten bzw. Regionen, wie Guangdong, Shanghai, Foshan und der inneren Mongolei. Dieser Pilotbetrieb wird seitdem stetig um weitere Regionen ergänzt.Nachfolgend einige Details rund um Fully Digitized eFapiao:Vollständig digital: Die Fully Digitized eFapiao ist eine neue Art elektronischer Rechnung. Sie hat die gleiche rechtliche Bedeutung und Verwendung wie die herkömmliche Papier-Fapiao, jedoch ohne Papier.Ohne Kopien: Im Gegensatz zu herkömmlichen Fapiao sind keine Kopien mehr notwendig. Dies vereinfacht die Prozesse erheblich. Der papierbasierte Prozess beinhaltete mehrere Durchschläge / Kopien des Fapiao-Belegs.Verringerter Rechnungsumfang: Zukünftig sind nur noch 17 Datenfelder vorgesehen.Keine Voranmeldung: Es müssen keine Papierblöcke vorab gekauft werden. Die Vergabe der Fapiao Rechnungsnummer erfolgt direkt durch die zentrale Plattform.Ohne spezielle Steuerausrüstung: Unternehmen müssen keine spezielle Steuerkontrollausrüstung im Voraus beschaffen, wie USB Disk, Tax Control USB Disk und Tax UKey. Stattdessen können sie die Fully Digitized eFapiao direkt über die nationale E-Rechnungsplattform ausstellen.Diversifizierte Eingangskanäle: In der aktuellen Pilotphase ist das Ausstellen von Rechnungen direkt über die zentrale Plattform möglich. In naher Zukunft soll dies um digitale Terminals und mobile Apps erweitert werden.Aufwandsreduktion: Auf Empfangsseite sind durch den Wegfall von Papier bzw. PDF-Rechnungen keine Scan- und OCR-Prozesse mehr notwendig.Mit SupplyOn Invoicing stets auf dem neuesten StandSupplyOn Invoicing unterstützt den klassischen Fapiao-Prozess bereits seit mehreren Jahren. Das gilt sowohl für die papierbasierte als auch die papierlose Variante. Der neue, voll digitalisierte eFapiao-Prozess wird durch SupplyOn ebenfalls unterstützt: Auch alle Lieferanten aus den Pilotregionen in China können über SupplyOn Invoicing mit ihren Kunden steuerrechtskonform zusammenarbeiten.Der Vorteil: Rechnungen werden vorab bei SupplyOn gegen Bestell- oder andere Bedarfsdaten geprüft und validiert. Treten Fehler oder Abweichungen auf, ist eine Korrektur bereits vor der Anmeldung bei der Steuerbehörde möglich. Aufwendige Storno- oder Gutschriftprozesse gehören damit der Vergangenheit an. Lieferanten haben die Sicherheit, dass die Rechnungen zu den Kundenanforderungen passen und gegen länderspezifische Anforderungen geprüft wurden. Einkaufende Unternehmen erhalten im Gegenzug nur die Rechnungen, die vorab von SupplyOn Invoicing validiert wurden und zur Bestellung oder dem Wareneingang passen. Das ermöglicht eine direkte Verbuchung ohne manuellen Aufwand.In einem ersten Schritt zur Unterstützung zur der Pilotphase von Fully Digitized eFapiao hat SupplyOn den Pilotlieferanten die erfolgreich validierten Rechnungen in einem neuen Download-Format bereitgestellt. Dieses Format wird von der neuen, zentralen Plattform akzeptiert und kann dort direkt hochgeladen werden.Ab sofort können die Pilotlieferanten die validierten Rechnungsdaten auch direkt über SupplyOn Invoicing an einen von der chinesischen Regierung zertifizierten lokalen Provider und damit an die zentrale Plattform übertragen. Ein manueller Download ist hier nicht mehr notwendig. Zudem arbeiten wir daran, die Rechnungsprozess auch für einkaufende Unternehmen weiter zu vereinfachen.Von Einem können unsere Kunden dabei sicher sein: Mit der Nutzung von SupplyOn Invoicing sind sie stets auf dem neuesten Stand der Entwicklungen in China, da wir alle entsprechenden Vorgaben der chinesischen Regierung in unserer Lösung zeitnah umsetzen.
