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Schlagwort: Purchase to Pay
In einer dynamischen Branche wie der Luft- und Raumfahrt, in der es auf Präzision und Effizienz ankommt, zählt jeder Prozess. Und einer ebendieser Prozesse ist das Management von nicht-einsatzfähigen Teilen, die nicht in ein Flugzeug oder einen Hubschrauber eingebaut werden können, weil sie überarbeitet, repariert, überholt oder ähnliches werden müssen – so genannte Repair Orders&Overhaul, kurz R&O.Leonardo, ein führendes Luft- und Raumfahrt-Unternehmen, hatte sich zum Ziel gesetzt, den R&O-Prozess effizient und nahtlos integriert in einer digitalen Plattform zu verwalten. Das Besondere an diesem Projekt war der Community-Gedanke: Als Teil der BoostAeroSpace-Community schlossen sich Leonardo und ein weiterer großer Luft- und Raumfahrtausrüster zusammen, um gemeinsam im Rahmen einer Co-Leadership-Initiative den Auftragsprozess für Reparaturen und Überholungen (Repair Orders & Overhaul) als Wegbereiter für die gesamte Community zu implementieren.Wir haben mit Angela Marotta, Projektmanagerin für AirSupply bei Leonardo, gesprochen, um mehr über diese außergewöhnliche Initiative zu erfahren und darüber, wie Leonardo von dem neuen Prozess profitiert:Repair Order: ein kritischer Prozess in der Aerospace-IndustrieAngela Marotta, könnten Sie bitte die Rolle beschreiben, die Reparaturaufträge, so genannte Repair Orders, im Geschäft von Leonardo spielen? Wie wurden diese in der Vergangenheit gehandhabt? Und an welche Grenzen sind Sie dabei gestoßen?Repair Orders & Overhaul sind ein wichtiger Teil unseres strategischen Managements und Kundendienstes. Das gilt insbesondere für unsere Geschäftsbereiche Helicopters und Aircraft. Wir haben etwa 7.000 Repair Orders für Flugzeuge und 32.000 Repair Orders für Hubschrauber (pro Jahr), an denen etwa 600 Lieferanten beteiligt sind. Der Prozess besteht aus vier Hauptschritten: Erstellung, Zusammenarbeit, Annahme und Ausführung von Bestellungen (Purchase Orders, kurz POs).Zwar geht es auch hier in erster Linie um Bestellungen. Allerdings weisen die ersten drei Schritte bei der Bearbeitung von R&O einige Besonderheiten auf. Diese Spezifika wurden von unserer vorherigen Lösung nicht vollständig abgedeckt. Daher mussten wir einige oder alle dieser Prozessschritte außerhalb des Portals verwalten.Mit einem neuen und dedizierten R&O-Prozess wollten wir die Nachverfolgbarkeit beim Transport von nicht-einsatzfähigen Teilen erhöhen, Verhandlungen nachverfolgen, Lieferantenangebote integrieren und ganz grundsätzlich die Transparenz über den R&O-Status verbessern.Das klingt sehr spannend und umfangreich. Warum hat sich Leonardo für SupplyOn entschieden, um diese Probleme zu lösen?Unsere Entscheidung steht im Einklang mit unserer unternehmensweiten Strategie, ein einziges Portal für die Zusammenarbeit mit unseren Lieferanten bei Supply-Chain-Prozessen zu nutzen. Und dieses Portal ist seit 2017 AirSupply von SupplyOn, die führende Lösung in der Aerospace-Industrie.Ein gemeinsames Projekt für ein branchenweites ThemaWie kam es zu dieser gemeinsamen Initiative mit einem anderen großen OEM der Luft- und Raumfahrtindustrie für Repair Order?Um unsere Zusammenarbeit mit Lieferanten auf Konzernebene zu harmonisieren und voranzutreiben, haben wir uns 2016 für AirSupply entschieden. Daraufhin sind wir 2017 auch der BoostAeroSpace-Community beigetreten. Hier sind alle Unternehmen vereint, die diese umfassende Branchenlösung für das Management ihrer Supply Chain nutzen.Daher haben wir natürlich sowohl mit SupplyOn als auch mit BoostAeroSpace darüber gesprochen, wie wir AirSupply erweitern können, um den R&O-Prozess sowohl für unsere bestehenden als auch für neue Lieferanten zu unterstützen. Schließlich ist der Repair&Overhaul-Prozess sehr zentral in der Aerospace-Industrie. In der gesamten Branche gelten für Kunden und Lieferanten die gleichen Regeln. Kundenbetreuung und Service stehen hierbei an erster Stelle, für alle entscheidend ist zudem Effizienz.Während der Gespräche im vergangenen Jahr zeigte ein weiterer großer Aerospace-OEM Interesse an der Integration dieses Prozesses in AirSupply. Wir beschlossen, bei den Anforderungen, dem Lösungsdesign, den Kosten und den Tests eng zusammenzuarbeiten. Das erste Co-Leadership-Projekt innerhalb der BoostAeroSpace-Community war geboren! Unser gemeinsames Ziel war es, durch die Implementierung dieser Schlüsselfunktionalität einen Mehrwert für die Plattform zu schaffen.Für uns bei Leonardo war dieses Projekt eine großartige Gelegenheit, unseren Gemeinschaftssinn und unseren Kooperationsgeist unter Beweis zu stellen: Intern, indem wir unsere Geschäftsbereiche auf das Projektziel ausgerichtet haben und gemeinsame Anforderungen identifizierten. Und darüber hinaus innerhalb der BoostAeroSpace-Community, um zu demonstrieren, wie eine solche Co-Leadership-Initiative zu einem Erfolg werden kann. Was sind die zentralen Elemente für ein erfolgreiches Co-Leadership-Projekt?Der Schlüssel liegt in der Transparenz beim Austausch von Informationen über gemeinsame Prozesse. Aber auch eine offene Herangehensweise an die Lösungsgestaltung und ein tiefes Verständnis für die Auswirkungen des Prozesses auf alle internen Stakeholder sind notwendig. Nicht zuletzt war die kontinuierliche Zusammenarbeit mit den Einkaufs- und Kundenbetreuungsabteilungen in allen Geschäftsbereichen entscheidend für den Erfolg des Projekts.Projektstatus bei LeonardoWie ist der aktuelle Projektstand bei Leonardo?Die Lösung für Repair Order wurde im April 2023 für AirSupply bereitgestellt, seit Juni 2023 nutzt unsere Helicopters Division sie produktiv. Momentan arbeiten wir in der Aircraft Division an der Backend-Integration. Diese wird voraussichtlich im November 2023 abgeschlossen sein. Die Integration mit der Electronic Division ist dann für 2024 geplant.Die Onboarding-Politik von Leonardo sieht vor, dass alle bestehenden Lieferanten den neuen Prozess nutzen können und dass die Gelegenheit genutzt wird, neue Lieferanten für Reparaturaufträge einzubinden.Inwiefern hat dieses Projekt dazu beigetragen, Ihre anfänglichen Probleme zu lösen, Frau Marotta?Mit dem neuen Repair&Overhaul-Prozess zielt Leonardo darauf ab, die Beschaffungszeit zu verkürzen, pünktliche Zahlungen zu gewährleisten und die Kosteneffizienz unseres Customer Supports zu verbessern. Dies entspricht genau den Erfolgsfaktoren unseres Unternehmens, zu denen Digitalisierung, Rückverfolgbarkeit, Effizienz, Standardisierung und Zusammenarbeit mit Lieferanten gehören. Wie geht es mit dem Projekt weiter, gibt es noch mehr zu tun?Die im April 2023 veröffentlichte Lösung ist nur eine erste Version. Wir haben bereits die Weiterentwicklung für 2024 geplant. In der Zwischenzeit ist es unser Ziel, den Kreis der Lieferanten zu erweitern und die Lösung auf alle Leonardo-Abteilungen auszudehnen.Innovation durch Zusammenarbeit in der CommunityWie können Sie Ihre Kolleginnen und Kollegen in der Gemeinschaft zur Übernahme dieses Prozesses in ihren Organisationen anregen? Welche Pläne haben Sie diesbezüglich?Alle Mitglieder der BoostAerospace-Community treffen sich jedes Jahr zu einem "Customer Day". Beim letztjährigen Kundentag in Paris haben wir unsere Initiative gemeinsam mit dem anderen OEM vorgestellt. Bei dieser Präsentation haben wir gezeigt, wie diese Lösung die AirSupply-Suite funktional erweitert.Aus technischer Sicht haben wir eine Reihe von Erweiterungen implementiert, die den bestehenden Bestellprozess ergänzen und es den Benutzern ermöglichen, auf eigenen Screens Reparaturaufträge zu verwalten.Dieser Ansatz zeigt, wie neue Prozesse effizient implementiert werden können, ohne dass es zu Beeinträchtigungen in bestehenden Kernprozessen kommt.Frau Marotta, wenn Sie zurückblicken: Wie wichtig war die Zusammenarbeit in der Community für den Erfolg der Lösung?Für Leonardo ist die Zusammenarbeit mit der Community und mit SupplyOn der Schlüssel zum Erfolg. Der Austausch von Informationen, Kommentaren und unterschiedlichen Perspektiven hat uns geholfen, eine effiziente und intelligente Lösung zu finden.Vor allem aber war dieses Projekt eine wertvolle Lektion für die Community, was die Zusammenarbeit im Projektmanagement und die innovative Umsetzung von Anforderungen angeht. Gibt es weitere Themen, die Sie gemeinsam mit der Community noch zukünftig angehen wollen?Ja, wir werden weitere Anforderungen für das Berichtsmanagement und die Optimierung der R&O-Lösung für das Angebotsmanagement diskutieren. Eine letzte Frage, Frau Marotta: Haben Sie weitere Pläne, wie Sie das Supply Chain Management bei Leonardo weiterentwickeln möchten, die Sie mit uns teilen können?Bei Leonardo sind wir davon überzeugt, dass wir die AirSupply-Plattform weiter verbessern können, wenn wir unsere Bedürfnisse mit der Community teilen. Wir diskutieren immer wieder darüber, wie wir die Plattform noch benutzerfreundlicher und attraktiver für Lieferanten machen können und sind sehr daran interessiert, gemeinsam daran zu arbeiten.Vielen Dank, Frau Marotta, für Ihre spannenden Einblicke! Ich freue mich darauf, diese Pläne in den kommenden Jahren umgesetzt zu sehen. Alles Gute für Sie und Ihre Projekte.
Wie in meinem letzten Blog-Artikel „In vier Schritten zu 100% Compliance im Einkauf“ ausgeführt, sollten Einkaufsorganisationen, die das Thema Compliance ernst nehmen, zunächst mit der Einführung standardisierter Prozesse und Tools eine solide Basis schaffen, um Einkaufsprozesse unternehmensweit zu standardisieren und transparent zu machen. Damit lassen sich Pflichtthemen wie beispielsweise Vermeidung von Bestechung oder Maverick Buying in den Griff bekommen Die Welt von heute ist komplexerDoch das Thema Compliance umfasst heute viel mehr als die reinen Pflichtthemen und ist deutlich umfangreicher, komplexer und dynamischer geworden. Dank seiner zentralen Rolle im Unternehmen ist der Einkauf für diese neuen Anforderungen ideal positioniert. Beispiele für die neuen Anforderungen sind:Umfangreicheres Risikomanagement in der LieferketteHöhere Anforderungen an IT-Security und DatenschutzNeue rechtliche Anforderungen, die von Land zu Land sehr unterschiedlich sein können Zum Beispiel das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz oder das Conflict-Minerals-Reporting auf Basis des Dodd-Frank-ActsSanktionenZum Beispiel bei Verletzung der Menschenrechte von UigurenStetig steigende Anforderungen vom Kunden oder aus dem eigenen Produkt-MarketingZum Beispiel die Reduzierung des CO2-FootprintsDie gute Nachricht dabei ist: Um diese neuen Herausforderungen anzugehen, kann auf die bereits bestehenden Lösungen aufgebaut werden. Die Kernprozesse des Einkaufs, die bereits heute digitalisiert sind, lassen sich relativ einfach um weitere Anforderungen aus dem Compliance- und Risiko-Management ergänzen.Hierbei ist nicht nur wichtig, dass intern alle relevanten Abteilungen, also Qualitätssicherung, Logistik, Produktentwicklung, Daten- und Sicherheitsmanagement, Compliance Management, etc. in die Prozesse integriert sind, sondern auch, dass die daraus resultierenden Informationen und Ergebnisse für strategische Einkaufsentscheidungen verfügbar sind. Damit das klappt, muss der Einkauf früh aktiv werden und benötigt Zugriff auf diese anderen Bereiche.Dreh- und Angelpunkt: das Sourcing-Decision-SheetWie in meinem letzten Blog-Artikel möchte ich die praktische Umsetzung anhand unseres Kunden Continental Automotive erläutern. Genauso wie für den Rfx-Prozess wurden auch für die unterschiedlichen Compliance-Themen einheitliche Prozesse und Software-Tools definiert und über die SupplyOn-Lösungen bereitgestellt. Ziel ist es auch dabei, die Lieferanten frühzeitig zu involvieren und ihnen über SupplyOn einen zentralen Zugang zur Pflege der erforderlichen Informationen zu bieten.Sukzessive wurde und wird bei Continental Automotive das sogenannte Sourcing Decision Sheet, welches die Entscheidungsgrundlage für das Purchasing Council bei Continental darstellt und in das früher vor allem Preis und Konditionen eingeflossen sind, um Informationen aus den unterschiedlichen Compliance-Aspekten ergänzt. Dadurch werden diese ebenfalls automatisch bei der Sourcing-Entscheidung berücksichtigt. Die getroffenen Entscheidungen des strategischen Einkaufsgremiums werden wiederum zentral im Tool erfasst und dokumentiert.Hier einige Beispiele für Daten, die aus einkaufsfernen Bereichen automatisch in das Sourcing Decision Sheet von Continental Automotive einfließen:Risikomanagement: Lieferanten von Produktionsmaterial müssen in ihren Geboten alle Standorte aufführen, die für die Fertigung der angefragten Teile relevant sein werden. Auf Basis ihrer Geo-Location werden alle angegebenen Standorte automatisch klassifiziert und in die von Continental vorgegebenen Risiko-Kategorien eingeteilt.Lieferantenbewertung: Zu Lieferanten, mit denen Continental Automotive schon länger zusammenarbeitet, liegen bereits Performance-Daten vor – und zwar sowohl auf Standort als auch auf Commodity-Ebene.Herstellbarkeits-Analyse: Bei neu zu entwickelnden Teilen werden parallel zum Sourcing-Prozess mit den in Frage kommenden Lieferanten Herstellbarkeits-Analysen hinsichtlich Technologie, Qualität und Logistik durchgeführt. Dieser Prozess wird durch den SupplyOn-Service Technical Review unterstützt.Zertifikate: Alle Lieferanten sind aufgefordert im SupplyOn Business Directory ihren Status zu den branchenüblichen Zertifikaten zu hinterlegen. Je nach Zertifikats-Typ ist die Verfügbarkeit teilweise sogar zwingende Voraussetzung für eine Vergabe.Compliance: Die Einhaltung von Richtlinien und Regelungen können flexibel beim Lieferanten abgefragt oder alternativ aus externen Datenquellen bzw. Kundensystemen integriert werden.All diese unterschiedlichen Aspekte fließen in das Sourcing Decision Sheet ein und generieren auf der Basis von frei zu definierenden Formeln und Gewichtungen ein holistisches Bild. Dem Einkauf steht damit ein flexibles und skalierbares Instrument zur Verfügung, um alle vergaberelevanten Aspekte mühelos zu beherrschen. Er ist somit nicht nur für aktuelle, sondern auch für zukünftige Herausforderungen bestens gewappnet.Handlungsempfehlungen auf einen BlickHier nochmals zusammengefasst die Schritte, die durchlaufen werden sollten, um alle Aspekte abzudecken und 100% Compliance im Einkauf zu erzielen:Die PflichtZunächst gilt es einheitliche und unternehmensweit verbindliche Kernprozesse einzuführen, die über geeignete Tools in der Organisation verankert werden. In diesem Zusammenhang ist die Erhöhung der Stammdaten-Qualität ein sehr wichtiger Aspekt. Eine hohe Datenqualität ist Voraussetzung für jede Art von Digitalisierung und somit Hausaufgabe für alle beteiligten Organisationen. Die gute Nachricht hier ist: Digitalisierung erfordert nicht nur eine hohe Stammdaten-Qualität, sondern unterstützt und ermöglicht sie auch.Die KürDie Kür besteht darin, die Kernaspekte im Vergabeprozess – also Preis und Konditionen – um alle Aspekte eines 360-Grad-Compliance-Management Prozesse zu ergänzen und diese in den strategischen Entscheidungsprozess zu integrieren.
