Ad hoc, dynamisch – und trotzdem effizient: Outbound-Transporte automatisiert abwickeln

Transportengpässe, Lieferverzögerungen und ein atemberaubendes Auf und Ab der Logistikkosten haben in den letzten Jahren nicht nur die Inbound Supply Chain auf eine harte Probe gestellt. Die Outbound-Logistik kämpft mit genau denselben Herausforderungen. Deren Lösung muss hier jedoch anders aussehen. Denn die konkreten Abläufe im Outbound sind unterschiedlich, nutzen zumeist nicht die gleichen technischen Systeme – und sind insgesamt oft deutlich weniger automatisiert.

Doch wie lassen sich ausgehende Transporte nun effizient und automatisiert abwickeln? Und gibt es möglicherweise Vorteile, wenn In- und Outbound aus einem einzigen System heraus gesteuert werden?

Ersatzteilversorgung: Herausforderung Ad-hoc-Transporte

Während die Inbound-Logistik auf langfristigen Planungen aufbaut, konsolidiert und optimiert, sind die Abläufe in der Outbound-Logistik deutlich dynamischer. Klassisches Beispiel hierfür ist die Ersatzteilversorgung: Wenn der Anruf vom Kunden kommt, dass eine Maschine kaputt ist, muss das Ersatzteil möglichst schnell raus und im Kundenwerk eintreffen.

Der Zeitdruck ist hoch, die zu transportierende Menge eher klein – und die notwendigen Stammdaten meist nicht im ERP vorhanden. Ad-hoc-Versand, wechselnde Materialien, schwankende Stückzahlen, unterschiedliche Verpackungen und immer wieder andere Start- und Zielpunkte erschweren so automatisierte Abläufe. Hinzu kommt: Auch die Spediteure und sog. KEP-Dienstleister variieren von Lieferung zu Lieferung.

In der Regel müssen Logistikverantwortliche daher alle notwendigen Daten manuell in verschiedene Speditionsportale eintippen, um den günstigsten Transport zu ermitteln. Ein mühsames und fehleranfälliges Prozedere!

Sendungserfassungsmaske: Effiziente Prozessunterstützung für Ad-hoc-Transporte

SupplyOn bietet deshalb eine Sendungserfassungsmaske direkt im Transport Management System (TMS). Selbst ohne direkte ERP-Anbindung oder in Fällen, in denen die Stammdaten für den Transportauftrag nicht oder nur unvollständig im ERP verfügbar sind, lassen sich so die Abläufe effizient und digital gestalten.

Denn Ad-hoc-Transportbedarfe können hier durch die integrierte Syntax Completion schnell erfasst werden. Mit Hilfe der im TMS hinterlegten Stammdaten, können so Informationen wie Adressen, Verpackungen oder Packstücke über eine intelligente Suche dynamisch abgerufen und automatisch befüllt werden. Diese Stammdaten lassen sich auch direkt ins TMS einpflegen, beispielsweise über Excel-Uploads. Das System speichert zudem bereits bediente Routen und Aufträge und schlägt bei einem wiederkehrenden Vorgang die entsprechenden Daten vor.

Die so erfassten Informationen gehen dann mit einem Klick an den Spediteur. All das führt zu beschleunigten Abläufen, vermeidet Fehlerquellen und spart Ressourcen – gerade in Situationen, in denen es auf Reaktionsgeschwindigkeit besonders ankommt.

Klassische Outbound-Transporte digital und automatisiert disponieren

Doch auch bei der vorausschauenden Disposition ganz klassischer Outbound-Transporte unterstützt die Sendungserfassung mit ihrem Effizienzgewinn. Denn viele Werke schicken ihre Transportaufträge bislang als PDF-Anhang per E-Mail an die Spediteure. Diese müssen die Daten wiederum manuell in ihr eigenes System eingeben, was schnell zu Fehlern führt. Etwas, das sich durch die digitale Datenübermittlung in der Sendungserfassung nun einfach vermeiden lässt.

Welcher Spediteur die Sendung transportieren soll, lässt sich entweder über Regeln zur Ladungsbildung ermitteln oder auch fest vorgeben. Letzteres, der so genannte Forced-Carrier-Prozess, reduziert die Komplexität des Transportnetzwerks und ermöglicht Kosteneinsparungen durch Skaleneffekte.

Für die Ladungsbildung können Unternehmen zudem Packvorschriften definieren, auf die dann bei der Erstellung des Lieferavis bzw. der Forwarder Pick-up Advice (FPA) automatisch zurückgegriffen wird. Die Informationen aus der FPA fließen dann automatisch in die Label-Erstellung ein. Die Label-Integration stellt hier sicher, dass die zu druckenden Transport-Label alle Anforderungen hinsichtlich Gestaltung und Inhalt berücksichtigen, um eine zügige, reibungslose Beförderung zu gewährleisten. Das TMS kann die erstellten Labels auch je nach Prozess in das anfordernde System, etwa das Warenmanagement-System, zurückgeben oder per E-Mail verschicken. Ebenso ist es möglich, die Labels für den Transportauftrag direkt bei den Carriern anzufordern.

Insgesamt lassen sich so die Prozesse im Outbound-Transport deutlich digitaler, automatisierter und damit effizienter gestalten. Denn Unternehmen profitieren auch dann, wenn einzelne Werke aufgrund heterogener Systemlandschaften nicht über eine ERP-Anbindung zum TMS verfügen. Gleiches gilt, wenn die zu verladenden Mengen und die damit verbundenen Beladungen stark schwanken. All diese Fälle, in denen bislang eine Automatisierung nur eingeschränkt oder mit erheblichem manuellem Mehraufwand bei der Ladungsbildung verbunden war, sind nun in einer Lösung abgedeckt: Stammdaten wie auch Sendungen lassen sich unkompliziert und schnell anlegen; Einzelaufträge einfach erfassen. Wiederkehrende Vorgänge erkennt das System automatisch und beschleunigt mit seinen Vervollständigungsvorschlägen die Abläufe.

Starke Kombi: Inbound und Outbound in einem System

Der größte Effizienzgewinn entsteht jedoch dann, wenn Inbound- und Outbound-Transporte in einem System abgewickelt werden. So erhalten Unternehmen eine durchgängige Logistik-Datenkette immer mit Materialbezug – und zwar vom eigenen Bedarf bis zum Eintreffen der Ware beim Kunden.

Es entsteht aber auch auf übergreifenden Ebenen volle Transparenz – zunächst über die zu transportierenden Volumina, unabhängig von der Richtung, ob nun Out- oder Inbound. Dies schafft die Basis für weitergehende Skaleneffekte bei der Spediteursauswahl.

Transparenz entsteht aber auch auf organisatorischer Ebene, wenn – wie in vielen Unternehmen – unterschiedliche Abteilungen oder Personen für die Themen Inbound bzw. Outbound zuständig sind. Durch die Nutzung einer einheitlichen Lösung können interne Optimierungspotenziale erkannt und die Prozesse entsprechend verbessert werden.

Aber auch Kombinationsmöglichkeiten von Inbound- und Outbound-Transporten werden sichtbar. So ließe sich dann vielleicht ein Werk-zu-Werk-Transport mit einem Milkrun oder Inbound-Flow verbinden und damit Extra-Wege einsparen. Durch eine derartige Überlappung von Inbound- und Outbound-Ketten lässt sich die Netzwerkplanung also noch deutlich intelligenter gestalten und größtmögliche Effizienz erzielen.

Insgesamt lassen sich damit im TMS alle Aspekte des Transport- und Spediteur-Managements überwachen, über Analytics auswerten, Synergien nutzen und die Abläufe und Kosten auf beiden Seiten der Logistikkette kontinuierlich optimieren.