Bosch ermöglicht Lieferanten umfassende Sicht auf Rechnungsstatus – unabhängig vom Rechnungskanal

Der Technologiekonzern Bosch erhält die Rechnungen seiner Lieferanten auf vielen verschiedenen Kanälen, von Papier bis hin zu eInvoicing. Eine Übersicht über den Bearbeitungsstatus konnten die Lieferanten aber bislang nur für elektronisch versandte Rechnungen erhalten. Entsprechend häuften sich, zusätzlich zu Saldenbestätigungen oder Mahnungen, generelle Anfragen rund um Zahlungstermine oder den Status einer Rechnung. Daher entwickelte Bosch gemeinsam mit SupplyOn ein Finance Portal, das Lieferanten unabhängig vom Rechnungskanal eine umfassende Sicht auf den Bearbeitungsstatus ermöglicht. Ein mit den bestehenden Tools bei Bosch integrierter Anfragekanal im Finance Portal reduziert darüber hinaus interne Verwaltungsaufwände und erhöht den Servicelevel.

Die Herausforderung

Die Robert Bosch GmbH nutzt bereits seit einigen Jahren die Purchase-to-Pay-Lösung von SupplyOn für den digitalen Bestell- und Rechnungsprozess mit seinen Lieferanten.

Insgesamt erhält Bosch auf verschiedenen Kanälen mehrere Millionen Rechnungen pro Jahr. Doch nicht nur die Anzahl der Rechnungen ist immens. Gleiches gilt für die damit verbundenen Anfragen der Lieferanten an Bosch, beispielsweise zum Bearbeitungsstand der Rechnung oder zum geplanten Zahlungstermin. Diese Anfragen verursachen einen hohen internen Verwaltungsaufwand bei Bosch, weil die Sachbearbeiter die unstrukturierten Anfragen vor der Bearbeitung in ein standardisiertes Format überführen müssen.

Die Lösung: Finance Portal

Folglich begab sich Bosch auf die Suche nach einer Lösung, mit der sie nicht nur die Anzahl der Anfragen verringern, sondern diese auch effizienter bearbeiten können. Immerhin handelt es sich hier allein bei den Nicht-Produktionsmaterial-Lieferanten um eine 6-stellige Zahl von Anfragen pro Jahr.

Bosch entwickelte zusammen mit SupplyOn ein Finanzportal, das den Lieferanten unabhängig vom Rechnungskanal Klarheit darüber verschafft, ob ihre Rechnung angekommen und freigegeben ist und wann sie zur Zahlung freigegeben wird. Von dieser Transparenz profitieren alle Lieferanten, auch diejenigen, die bislang kein eInvoicing nutzen. Auch sie erhalten nun einen Gesamtüberblick über all ihre Rechnungen und deren jeweiligen Bearbeitungsstatus. Die dafür notwendigen Daten werden aus dem Bosch-ERP über eine Schnittstelle an das SupplyOn Finance Portal übermittelt.

Darüber hinaus können Lieferanten über das Finance Portal direkt strukturierte Anfragen an Bosch verschicken. Diese reichen von allgemeinen Anfragen, etwa zum Rechnungsstatus oder Zahlungstermin, über Mahnungen bis hin zu Saldenbestätigungen für Auditzwecke.

Die Anfragen werden direkt in das interne Support-System von Bosch eingebucht. Dort können sie deutlich schneller und effizienter als bislang bearbeitet werden, weil die Anfragen stark vorstrukturiert sind und – wo sinnvoll – eine direkte Referenz zu einer oder mehreren Rechnungen enthalten.

Benutzerfreundlichkeit und intuitive Bedienbarkeit sind wichtige Bestandteile der Portallösung. Aber auch die enormen Datenmengen, die während des Roll-outs initial an das Finance Portal übermittelt werden müssen, stellten hohe Anforderungen an die Lösung.

Um größtmögliche Transparenz zu schaffen, sollten alle Rechnungen einschließlich Statusinformationen rückwirkend bis zum Januar 2019 einsehbar sein. Entsprechend mussten die Lösung und der Roll-out so ausgestaltet werden, dass Millionen Datensätze problemlos importiert werden können.

Das Projekt wurde im Mai 2019 initiiert. Nach rund einem dreiviertel Jahr wurde die Lösung Anfang 2020 zunächst für rund 9.000 Lieferanten in Deutschland und Indien pilotiert. Insgesamt sollen innerhalb des ersten Jahres rund 18.000 Lieferanten in 27 Ländern angeschlossen werden.

Projektleiterin Alexandra Mesquita, Global Process Owner für digitale Rechnungen bei der Robert Bosch GmbH, zeigt sich überaus zufrieden: „Wir haben mit dem Finance Portal von SupplyOn eine wirklich gute Lösung für uns und unsere Lieferanten erhalten. Sie ermöglicht uns erheblich effizientere Gesamtprozesse und einen erhöhten Servicelevel. Unsere Lieferanten profitieren darüber hinaus von einer deutlich verbesserten Transparenz über den Status all ihrer Rechnungen an Bosch – ganz gleich, über welchen Kanal sie diese Rechnungen an uns schicken.“

Der Nutzen

• Lieferanten erhalten eine umfassende Sicht über den Status und die Zahlung all ihrer Rechnungen an Bosch – unabhängig vom jeweiligen Rechnungskanal, sei es Papier, E-Mail, Fax oder via eInvoicing
• Verringerte Anzahl an Anfragen an Bosch aufgrund der hohen Transparenz zu Bearbeitungsstatus und Zahlungstermin
• Alle Anfragen werden über einen elektronischen Weg kanalisiert. Dieser ist direkt mit den internen Bosch-Systemen verbunden und stellt sicher, dass keine Anfrage verloren geht
• Einfacher und strukturierter Anfrageprozess, der durch Pflichtfelder eine klare Zuordnung der Anfrage und somit auch eine effiziente und schnellere Bearbeitung ermöglicht

Über Bosch

Die Bosch-Gruppe ist ein international führendes Technologie- und Dienstleistungsunternehmen mit weltweit ca. 400.000 Mitarbeitern in rund 60 Ländern. Sie erwirtschaftete im Geschäftsjahr 2019 einen Umsatz von 77,7 Milliarden Euro. Die Aktivitäten gliedern sich in die vier Unternehmensbereiche Mobility Solutions, Industrial Technology, Consumer Goods sowie Energy and Building Technology. Als führender Anbieter im Internet der Dinge (IoT) bietet Bosch innovative Lösungen für Smart Home, Smart City, Connected Mobility und Industrie 4.0.