Integrierte Purchase-to-Pay-Lösung von SupplyOn ermöglicht hohe Dunkelbuchungsrate bei Airbus

Die vollelektronische Abwicklung aller Schritte – von der Bestellung bis zur Rechnung – führt im direkten Material zu effizienten Prozessen, hoher Transparenz und einer automatischen Rechnungsbuchungsquote von 90 Prozent.

Die Herausforderung: Einführung von E-Invoicing

Die elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) ist auf dem Vormarsch. Bei einigen OEMs wie Airbus begann die Digitalisierung des Rechnungsprozesses bereits im Jahr 2002, zunächst mit dem Einscannen eingehender Papierrechnungen, dann mit klassischen EDI-Verbindungen für die Rechnungsstellung durch große Zulieferer.

Mit steigender Gesamtzahl an Rechnungen nahm allerdings auch die Zahl der Papierrechnungen zu. Die E-Invoicing-Lösung wurde vor allem von Großlieferanten genutzt, sodass rund 60 Prozent aller Rechnungen elektronisch eingingen. Die Verbreitung der Lösung bei mittleren und kleinen Lieferanten stellte jedoch weiterhin eine Herausforderung dar.

Die Lösung: integrierter Purchase-to-Pay-Prozess

Um die Effizienz und die Dunkelbuchungsraten zu steigern, wurde eine gemeinsame Initiative ins Leben gerufen. Diese sollte sicherstellen, dass die Rechnungsdaten mit den entsprechenden Bestellungen übereinstimmen.

2015 bildete Airbus dafür ein funktionsübergreifendes Team aus den Bereichen Finanzen, Beschaffung und IT zur Implementierung eines verbesserten, integrierten und digitalen End-to-End-Einkaufsprozesses für direktes Material.

Das funktionsübergreifende Projektteam arbeitete zunächst an der Etablierung der notwendigen Prozessverbesserungen. Nach einer intensiven Proof-of-Concept-Phase entschied sich Airbus 2017 für den Einsatz von AirSupply bei SupplyOn für Rechnungen im direkten Material. Die Lösung war bei Airbus bereits für Bestellungen und zentrale Supply-Chain-Prozesse im direkten Material im Einsatz. Im Rahmen des Projekts wurde die bestehende AirSupply-Implementierung dann um einen vollständig integrierten Purchase-to-Pay (P2P) Prozess erweitert.

Die neue P2P-Lösung generiert die Rechnung direkt aus der Bestellung (sogenannter PO-Flip). Die meisten Felder sind für den Lieferanten bereits vorausgefüllt – dieser muss nur noch Details wie Rechnungsnummer, Liefermengen und Datum ergänzen. Zusätzlich wurden weitere Prüfregeln implementiert, die sicherstellen, dass die Rechnung sowohl den Anforderungen von Airbus als auch den jeweiligen länderspezifischen Steuervorschriften entspricht.

Da die Lösung mehrere Rechnungskanäle unterstützt, erfolgt die Validierung unabhängig davon, auf welchem Weg der Lieferant seine Rechnung versendet. Die erfolgreiche Validierung durch SupplyOn stellt sicher, dass die Lieferanten fristgerecht bezahlt werden. Darüber hinaus erhalten die Lieferanten nahezu in Echtzeit Einblick in den Rechnungsstatus.

Innerhalb der ersten anderthalb Jahre wurden 1.800 Lieferanten an die neue Lösung angebunden und mehr als 2,1 Millionen Rechnungen verbucht. Die Dunkelbuchungsrate und die fristgerechte Zahlung haben sich deutlich verbessert. Die Rückmeldungen aus dem Einkauf und der Buchhaltung von Airbus sind sehr positiv, ebenso die der Lieferanten.

Die Vorteile

• Effiziente Prozesse: Der gesamte Prozess von der Bestellung bis zur Rechnung wird vollständig digital in einer integrierten Lösung abgewickelt, die nahtlos die Rechnung aus der Bestellung generiert und anhand verschiedener Prüfregeln validiert.
• Geringerer Arbeitsaufwand: Durch die hohe Datenqualität des integrierten Purchase-to-Pay-Prozesses wird der Anteil der Rechnungsbeanstandungen deutlich reduziert. Dies entlastet sowohl den Einkauf und die Buchhaltung als auch die Lieferanten, da Nachforschungen und Recherchen entfallen.
• Sehr hohe Dunkelbuchungsrate: Die meisten Rechnungsdatenfelder sind vorausgefüllt und die Validierung unterstützt mehrere Rechnungskanäle, was zu einer automatischen Buchungsquote von über 90 Prozent führt.
• Pünktliche Zahlung: Das weitgehend automatisierte Rechnungsbuchungssystem ermöglicht Airbus eine pünktliche Zahlung. Zusammen mit der benutzerfreundlichen Oberfläche einer einheitlichen Lösung für Bestellungen und Rechnungen ist dies der Hauptgrund für die hohe Akzeptanz bei den Lieferanten.
• Durchgängige Transparenz: Der Rechnungsstatus ist sowohl für Airbus als auch für die Lieferanten jederzeit und nahezu in Echtzeit sichtbar. Darüber hinaus wissen die Lieferanten, wann sie bezahlt werden.