So geht erfolgreiches Customer Portal Management (Gastbeitrag von Klüber Lubrication)

In der Geschäftsbeziehung zwischen uns (Klüber Lubrication) und unseren Kunden ist ein digitaler und effizienter Informationsaustausch heutzutage das A und O für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Um diesen zu gewährleisten, werden Portallösungen – wie beispielsweise SupplyOn – eingesetzt. Diese vereinen meist mehrere Anwendungen, die den Datenaustausch von geschäftsübergreifenden und kundenspezifischen Prozessen unterstützen – von der Ausschreibung über die Rechnung bis hin zum Qualitätsmanagement.

Die Herausforderung für uns als Lieferanten besteht nun darin, dass unsere Kunden hierfür die unterschiedlichsten Plattformen wählen, die wiederum individuelle Anforderungen und Nutzungsbedingungen mit sich bringen. Hinzu kommt, dass die Komplexität vieler der Anwendungen und die geforderte Interaktion zwischen Benutzer und Anwendung sich heute noch nicht immer mit standardisierten EDI-Nachrichten abbilden lassen.

Um all die Plattformen unserer Kunden zu verwalten ist bei uns ein zentrales Portal Management nicht mehr wegzudenken:

Von der Implementierung eines Portals…

Die Aufgaben im Portal Management beginnen noch vor der Einführung einer neuen Plattform. Denn hier ist in der Regel eine Unternehmensregistrierung notwendig, bei der die Nutzungsbedingungen und Datenschutzrichtlinien geprüft werden müssen. Dies verursacht bei uns stets unternehmensinternen Klärungsbedarf, da diejenigen, die Portalanfragen erhalten, nicht autorisiert sind, derartige Verträge zu prüfen oder zu bestätigen. Die Freigabe-Prozesse für ein neues Tool müssen also im ersten Schritt koordinieren werden. Und so viel können wir schon mal verraten: Nicht jedes Portal hält der Prüfung stand, trotzdem haben wir mittlerweile mehrere hundert Kundenportale im Einsatz.

… über die Verwaltung und Pflege eines Portals nach der Einführung…

Doch auch nach der Implementierung der neuen Software entstehen zahlreiche administrative Aufgaben. Viele der Portale weltweit sind über einen einfachen und anonymen Internetzugang erreichbar. Daher kann eine nachlässige Anwender- und Rechteverwaltung, sowohl für die Benutzer wie auch für die Portalbetreibenden, schnell zu einem hohen Risiko werden.

Hinzu kommt das kontinuierliche User Management mit der Notwendigkeit, den unterschiedlichen Verantwortlichen in den entsprechenden Unternehmensabteilungen (Sales, Quality, usw.) die richtigen Rollen und Rechte im passenden Portal zuzuteilen und die Stammdaten kontinuiertlich zu pflegen.

Aktuelle Daten sind aber auch im Hinblick auf die Geschäftspartner wichtig. Deren Stamm- und Bewegungsdaten (u.a. Unternehmensdaten und -struktur, Produkt- bzw. Leistungsportfolio, Zertifikate, Ansprechpartner) müssen ebenfalls auf dem aktuellsten Stand sein.

Und nicht zuletzt gilt es, die Portalinhalte an sich kontinuierlich zu pflegen und zu aktualisieren.

… bis hin zur Steuerung vieler verschiedener Portale (nach VDA-Empfehlung)

Die Vielfalt der heterogenen Portallandschaften erhöht zunehmend die Komplexität und stellt sowohl Benutzer wie auch Administratoren immer wieder vor neue Herausforderungen. Die Stegkemper-Studie bestätigte bereits 2016, dass die Vielzahl der unterschiedlichen Portale eine Hemmschwelle für effiziente, digitale Zusammenarbeit und Prozesse darstellt. Im Zuge des Digitalisierungsschubs in der Pandemie hat sich die Anzahl an Portalen und die damit verbundene Komplexität noch erheblich erhöht.

Wir von Klüber Lubrication haben diese Herausforderung mit der Implementierung der VDA 4993 Empfehlung erfolgreich gemeistert. Diese Empfehlung widmet sich dem Thema „zentrales Portalmanagement“ aus Sicht der Lieferanten. Damit können wir ein komplexes und diverses Anforderungsprofil strukturieren und in bestehende Unternehmensabläufe integrieren.

Hauptaufgaben eines zentralen Portalmanagements gemäß VDA 4993 sind:

• Portalzulassungsprüfung für externe Portale
• Benutzer- und Rechteverwaltung in externen Portalen
• Portal-Datenmanagement (Stammdaten) und Sicherstellung des Änderungswesens
• Expertennetzwerke extern und intern, sowie Anwendungsschulungen
• Services & Support

Für den Kunden sowie die internen Fachbereiche gilt stets der Single Point of Truth, SPOT (Anspruch auf die Korrektheit der Daten zu jeder Zeit). Ein solches zentrales Portal Management ist der Wegbereiter für eine effektive Prozessdigitalisierung im E-Business.

Erfolgreiche Portaloptimierung durch den Community-Ansatz

In der Regel werden die Portale nach den Prozessvorgaben auf Kundenseite entwickelt. Lieferanten müssen diese Schnittstellen in ihre Unternehmensprozesse integrieren. Um geschäftsübergreifende Prozesse mit Blick auf die End-to-end-Lieferkette effektiv zu gestalten, muss ein gemeinsamer Nenner gefunden werden. Daher ist es unabdingbar, dass Kunden, Dienstleister und Lieferanten miteinander und über Prozessschnittstellen sprechen.

Eben dieser Kulturwandel findet gerade bei SupplyOn statt. In der Supplier Community Initiative geht es darum, Lieferanten an Bord zu holen und in die Weiterentwicklung der Lösungen zu integrieren. Wir begrüßen diesen Ansatz und unterstützen ihn, indem wir uns beispielsweise bei den Supplier Community Days eine aktive Rolle übernehmen und das neue Supplier Forum nutzen.

Gemeinsam mit SupplyOn haben wir das große Ziel vor Augen, die Prozessanforderungen beider Seiten der Geschäftsbeziehung in Zukunft optimal zu erfüllen.

Über Klüber Lubrication

Innovativ und nachhaltig – mit uns einen Schritt voraus

Ohne Spezialschmierstoffe würden weite Teile unserer technisierten Welt stillstehen. Antriebe würden nicht funktionieren, Maschinen könnten nicht produzieren und Wasser würde nicht aus der Leitung fließen. Dank Spezialschmierstoffen von Klüber Lubrication laufen all diese Dinge effizient, dauerhaft und verlässlich – oftmals, ohne dass Nutzer und Konsumenten es wahrnehmen. Für optimale Ergebnisse schneiden wir unsere Spezialschmierstofflösungen präzise und passgenau auf die Bedürfnisse unserer Kunden zu. Dabei legen wir unseren Fokus auf zwei essenzielle Kernbereiche: Innovation und Nachhaltigkeit. Mit innovativen Technologien treiben wir Nachhaltigkeit voran und legen damit den Grundstein, dass Industrie und Ökologie miteinander harmonieren. Der Schutz der Umwelt motiviert uns, unsere Produkte kontinuierlich weiterzuentwickeln – davon profitieren wir, aber vor allem unsere Kunden.

Klüber Lubrication wurde 1929 von Theodor Klüber in München gegründet. In der bayerischen Landeshauptstadt haben wir nach wie vor unseren Hauptsitz. Unsere 2.455 Mitarbeiter sind jedoch in über 30 Ländern für unsere Kunden tätig.

Klüber Lubrication ist ein Geschäftsbereich der Freudenberg Chemical Specialities SE & Co. KG und gehört seit 1966 zur Freudenberg Gruppe mit Sitz in Weinheim, Deutschland.