Die Beschaffung von Dienstleistungen – sei es auf Basis eines e-Kataloges oder auch als Freitextbestellung – weist in vielen Unternehmen noch immer viele Prozessinkonsistenzen auf: Zwar unterstützen die internen ERP-Systeme die Bedarfserfassung und im SRM-System oft auch die Freigabe durch den jeweils Budgetverantwortlichen. Allerdings ist die sogenannte Bestellanforderung (BANF) inhaltlich oft weit weg von dem, was tatsächlich bestellt werden soll. Denn in der Praxis liegt das Angebot per E-Mail oder als Papier vom Lieferanten beim Bedarfsträger zwar schon vor, wird jedoch häufig nicht in die BANF überführt. Warum ist das so?
Nun, es bedeutet einfach Aufwand für den Bedarfsträger, die oft zahlreichen Einzelpositionen des Angebotes in einer BANF zu erfassen. Und diesen Aufwand versucht man zu umgehen.
Aber was heißt das für den Gesamtprozess? Zwar wird über die Freigabe der BANF ein entsprechender Budgetposten im ERP für die Buchung der Rechnung allokiert. Wenn aber die Bestellung rausgeht, geschieht dies per Fax, E-Mail oder sogar noch mit der Post. Die eigentliche Leistungserfassung erfolgt in der Regel ebenfalls komplett manuell mit Papier. Eine Über- oder Unterschreitung des vergebenen Budgets wird zwischen Bedarfsträger und Lieferant mündlich abgestimmt. Und wenn am Ende die Rechnung in der Finanzabteilung eintrifft, weist diese oft nicht mehr die Inhalte auf, die in der Bestellung, geschweige denn im Angebot standen. Entsprechend aufwändig ist es für die Rechnungsprüfung, alle Handlungsstränge wieder zusammenzuführen und herauszubekommen, welche Leistungen für die Bezahlung wirklich freigegeben wurden – oder eben auch nicht. Wertschöpfend ist das alles in jedem Fall nicht.
Dienstleistungsbeschaffung: Von Anfang an digital
Wie kann man diesen Herausforderungen begegnen? Ganz einfach: Indem man den Einkauf von Dienstleistungen durchgängig digital abwickelt – und zwar von der Bedarfserfassung bis zur Abrechnung. Dazu empfehlen sich im Wesentlichen folgende drei Schritte:
1. Lassen Sie den Dienstleister die BANF ausfüllen
Keiner kennt sein Angebot besser als der Lieferant. Warum also ihn nicht selbst das Angebot online erfassen lassen? SupplyOn ermöglicht genau das. Dabei wird das auf der Plattform erfasste Angebot über eine Schnittstelle an das ERP-System des Kunden übermittelt. Somit ist gewährleistet, dass die BANF alle relevanten Positionen enthält. Die Bestellung wiederum wird im ERP exakt auf Basis der freigegebenen BANF generiert und steht dann dem Dienstleister digital zur Verfügung.
2. Übertragen Sie die Leistungserfassung auf den Dienstleister
Der Dienstleister liefert normalerweise einen Leistungsnachweis als Basis für seine Rechnung, der dann freigegeben werden muss. Auch diesen Nachweis können Sie – auf Basis der digitalen Bestellung – durch den Lieferanten erfassen lassen. Hierbei können Sie sogar entscheiden, ob der Lieferant „überliefern“, sprich Bestellpositionen überbuchen oder sogar neue Positionen hinzufügen darf oder nicht. Der Bedarfsträger bei Ihnen im Hause kann diese Leistungserfassung dann direkt im System prüfen und freigeben bzw. mögliche Mehraufwände nachträglich vom Vorgesetzten genehmigen lassen.
3. Rechnungsprüfung? Stellen Sie doch auf Gutschriftverfahren um
Damit ist offensichtlich, dass die Rechnungsprüfung sehr vereinfacht oder sogar überflüssig wird – und zwar weit mehr als mit jeder Scan-Lösung: Die vom Dienstleister erfassten und vom Bedarfsträger freigegebenen Leistungsumfänge kann der Lieferant bequem in eine Rechnung umwandeln, die er per Schnittstelle an Ihr ERP zurücksendet. Alternativ lässt sich aber auch auf Basis der freigegebenen Leistungserfassung aus Ihrem ERP-System heraus eine Gutschrift an den Dienstleister erzeugen.
Nur ein integrierter End-to-End-Prozess ermöglicht Transparenz und macht unnötige bzw. nicht-wertschöpfende Tätigkeiten bei der Dienstleistungsbeschaffung überflüssig
Die Vorteile liegen auf der Hand: BANF-Freigabe, Bestellung, Leistungserbringung und -erfassung sowie die Abrechnung der Leistungen laufen in einem komplett integrierten und digitalisierten Prozess ab. Rekursionen und nicht wertschöpfende Klärungsaufwände per E-Mail oder Telefon fallen somit weg. Parallelprozesse werden vermieden. Die Transparenz und die Nachvollziehbarkeit steigen erheblich. Und ganz nebenbei werden die Wirtschaftsprüfer Ihres Unternehmens lobend feststellen, dass der Beschaffungsprozess optimal und allen Compliance-Regeln gemäß implementiert ist und gelebt wird. Im Vergleich hierzu kann das Scannen von Rechnungen nur einen Teil der Potenziale heben.
Alle an einem Strang
Die Herausforderung besteht nun darin, dass sich die an der Dienstleistungsbeschaffung beteiligten Abteilungen nicht nur jeweils für den eigenen Zuständigkeitsbereich optimieren (so wie eben die Rechnungsprüfung mit dem Scannen von Rechnungen). SupplyOn jedenfalls bietet alle technischen Voraussetzungen, um die Optimierung des gesamten Purchase-to-Pay-Prozesses digital abzubilden – und zwar komplett integriert in das ERP-System Ihres Unternehmens. Selbstverständlich können Sie die so erzielbaren Einsparungen auch für alle anderen Materialgruppen im Einkauf von Nicht-Produktionsmaterial (indirekter Einkauf) nutzen.
Bei wirklich guten Lösungen profitieren alle Beteiligten
Neben all diesen Vorteilen für Ihr Unternehmen gibt es noch einen entscheidenden Vorteil für den Dienstleister selbst: Er bekommt sein Geld schneller.
