Digitale Transformation hin oder her: Bei der Zusammenarbeit hakt es trotz systemgestützter Prozesse erstaunlich oft. Und das gilt nicht nur im Großen, wie bei der Kollaboration zwischen Unternehmen und ihren Lieferanten. Sondern es gilt ebenso im vermeintlich Kleinen, bei der Zusammenarbeit unterschiedlicher Abteilungen. Auch hier hat man mit Herausforderungen wie Medienbrüchen, Intransparenz oder voneinander abhängenden Abläufen zu kämpfen.
Herausforderungen für Einkauf und Qualitätsmanagement
Gerade beim strategisch so wichtigen Projekteinkauf für neu zu entwickelnde Bauteile offenbart sich in Fertigungsunternehmen noch viel Potenzial. Schließlich arbeiten hier Einkauf und Qualitätsmanagement besonders intensiv zusammen. So müssen beispielsweise die Einkäufer genau zum richtigen Zeitpunkt ihre Kollegen aus der Qualitätsabteilung über den Abschluss der Vergabe informieren. Wird die Qualitätsvorausplanung (APQP) mit einem Lieferanten zu früh gestartet, erfährt dieser gegebenenfalls verfrüht von seiner Nominierung. Dies kann den Einkäufer in eine schlechtere Position für Nachverhandlungen bringen. Startet das APQP wiederum zu spät, sind möglicherweise die Projektmeilensteine zeitlich gefährdet.
Oftmals verläuft der Gesamtprozess zudem recht ineffizient. Denn während der Angebotsphase fragen die Einkäufer bereits viele Informationen beim Lieferanten ab, die später auch für die Qualitätsmanager relevant sind. Dazu zählen etwa Projektmeilensteine, Mustertermine, involvierte Standorte, Zeichnungen oder Machbarkeitsanalysen. Arbeiten Einkäufer und Qualitätsmanager in unterschiedlichen Systemen, kommt es häufig zur Pflege und Beschaffung redundanter Informationen. Unnötige manuelle Mehrarbeit ist die Folge.
Bessere Zusammenarbeit im Projekteinkauf erreichen
Lösen lässt sich das nur, indem man beide Prozesse enger miteinander verzahnt. Denn die Ursache für eben diese Herausforderungen liegt darin, dass strategischer Einkauf und APQP bislang meist zu stark getrennt voneinander erfolgen.
Doch wie sieht das nun ganz konkret in der Praxis aus? Zunächst vergibt der Einkäufer die Sourcing-Anfrage. Sprich: Er nominiert die ausgewählten Lieferanten für die einzelnen Bauteile. Für jede dieser Kombinationen aus Bauteil und Lieferant werden dann Projektvorschläge erstellt und die verantwortlichen Qualitätsmanager informiert. Auf diese Weise wird die Qualitätsabteilung automatisch und genau zum richtigen Zeitpunkt eingebunden. Somit ist die Gefahr gebannt, dass das APQP zu früh oder zu spät startet.
Doch nicht nur das: Die enge Verbindung zwischen beiden Prozessen ermöglicht auch im späteren Projektverlauf eine deutlich höhere Transparenz. Denn nun ist ein Gesamtüberblick möglich: Wie viele Anfragen befinden sich bereits im APQP? Und welchen APQP-Status haben diese konkret? All das lässt sich jetzt beantworten. Bei Problemen kann so früher reagiert werden. Das reduziert das Projektrisiko erheblich.
Und noch an anderer Stelle profitiert das Projekt: Die im Einkaufsprozess gesammelten Informationen stehen auch den Qualitätsmitarbeitern zur Verfügung. Das verhindert nicht nur doppelte Datenerfassung und -pflege. Sondern es erleichtert auch das Projektmanagement: Denn nicht selten tauchen im Laufe der Entwicklung Fragen auf, wie die Bauteile ursprünglich spezifiziert wurden. Für die Qualitätsmitarbeiter ist es nun ein Leichtes, sich die beauftragten Bauteilzeichnungen anzusehen.
Somit lässt sich festhalten: Eine enge Verzahnung von Einkauf und Qualitätsmanagement führt zu mehr Transparenz und Effizienz. Der Gesamtprozess verläuft reibungsloser und zuverlässiger. Und nicht zuletzt steigt auch noch die Qualität der produzierten Bauteile.
(Co-Autor: Stefan Wiesi)
