Erfolgsfaktoren bei der Einführung einer globalen Transportmanagement-Organisation

Die erfolgreiche Nutzung eines Transportmanagementsystems (TMS) erfordert ein Betriebsmodell – ein Gesamtkonzept zu Aufbau und Steuerung der weltweiten Aktivitäten im Transportmanagement: Organisation, Prozesse und IT. Ohne ein solches Betriebskonzept werden Einsparungen aus Projekten zur Netzwerkoptimierung, aus der Einführung eines TMS oder aus der Neuausschreibung von Frachten schnell wieder aufgefressen.

Viele Konzerne haben erkannt welches Potenzial in der Optimierung von Transporten steckt. Aus diesem Grund werden Projekte und Programme aufgesetzt, die sich vor allem der Netzwerkoptimierung und der Einführung von Transportmanagementsystemen widmen.

Transporte werden konsolidiert und Kosten gesenkt – einerseits durch Einmaleffekte aus Netzwerkoptimierung und Neuausschreibung von Frachtrelationen. Andererseits sollen auch dauerhafte Kostensenkungen durch Automatisieren der Transportbeauftragung erzielt werden. Diese werden meist über die Einführung eines TMS angestrebt.

Ziel ist es hierbei, die volle Verantwortung und Steuerung der konzernweiten Transporte zu übernehmen, ohne jeden einzelnen Transport manuell optimieren zu müssen: Inbound von Lieferanten, Outbound an Kunden und Verkehre zwischen den Konzernstandorten und Werken.

Wichtige Elemente einer Lösung für das Transportmanagement

Wird ein TMS eingeführt und soll dieses später selbst betrieben werden, muss die eigene Organisation und ihre Prozesse rechtzeitig in die Lage versetzt werden, die anfallenden Aufgaben eines integrierten Transportmanagements wahrzunehmen. Diese Aufgaben sind meist neu für die Organisation, insbesondere im Bereich der Inbound-Transporte von Lieferanten zu den Werken:

• Einkauf, Ausschreibung und Vertragsmanagement von Frachten
• Regelmäßige Durchführung von strategischer und taktischer Transportplanung
• Stammdatenmanagement
• Dynamische- und operative Transportplanung sowie der Betrieb des TMS
• Frachtabrechnung und Prüfung
• KPI-Management und Reporting

Es muss daher ein Organisations- und Betriebskonzept geschaffen werden, welches die neuen Aufgaben strukturiert und in die bestehende globale Organisation integriert. Ein solches Betriebskonzept muss wesentliche Fragen der organisatorischen Gestaltung beantworten und dabei auch die Zusammenarbeit mit bestehenden Bereichen wie Einkauf, Logistik und Supply Chain Management beschreiben:

• Welche der Aufgaben des Transportmanagements existieren bereits in der Organisation, welche müssen neu aufgebaut werden?
• Welche Kenntnisse und Erfahrungen sind für die Durchführung dieser Aufgaben erforderlich? Sind diese in der Organisation vorhanden?
• Wer soll die Aufgaben durchführen?
• Welche Verantwortlichkeiten werden zentral, welche dezentral durchgeführt?
• Welche Tätigkeiten werden auf lokaler Ebene, welche regional und welche global angesiedelt?
• Welche Tätigkeiten führt das Unternehmen selbst durch, welche sollen an einen Dienstleister ausgelagert werden?
• Wo liegen die größten Einsparungshebel und Kosteneffekte – in welchen Prozessen, in welchen Regionen bei welchen Frachten?
• Wer kauft Frachten ein: der Einkauf, die Logistik, das Transportmanagement?

Man ahnt es bereits: die Gestaltung einer globalen Organisation zum Transportmanagement ist immer individuell – angepasst auf Transportströme und Volumina, auf vorhandene Organisationseinheiten und Kompetenzen und auf die relevanten Einsparungshebel.

Erfolgsfaktoren beim Aufbau einer effizienten Organisation im Transportmanagement

Ein standardisiertes Organisationsmodell für alle Unternehmen kann es daher nicht geben – wohl aber bewährte Prinzipien, Erfolgsfaktoren und Designkriterien, die beim Aufbau einer effizienten Transportorganisation berücksichtigt werden sollten. Diese mögen auf den ersten Blick generisch oder selbstverständlich erscheinen.

Die Praxis zeigt jedoch, dass erfolgreiche Unternehmen sie bei Ihrer Organisationsentwicklung umgesetzt haben. Beherzigt man diese Kriterien nicht, führt dies schnell zu Problemen in der operativen Transportabwicklung und zu Reibungsverlusten, die die gewünschten Einsparungen bald wieder zunichtemachen können.

1. Bündelung von Expertise und Erfahrung
   Der Aufbau von Competence Centers auf lokaler, regionaler und globaler Ebene stellt sicher, dass alle Unternehmensbereiche und Regionen auf die Expertise der Transportorganisation zugreifen können ohne an jedem Standort entsprechendes Personal aufbauen zu müssen.
2. Spezialisierung nutzen
   Transportmanagement erfordert unterschiedliche Spezialkenntnisse, die nicht alle Mitarbeiter in der Organisation haben können: Sprachkenntnisse, landes- oder regionalspezifische Kenntnisse, Spezialkenntnisse in einzelnen Transportmodi (See, Luft, Straße), Produktkenntnisse, Kundenwissen, etc.
3. Standardisierung schaffen
   Eine weltweit verbindliche Grundlage für Prozesse, Verantwortlichkeiten, Reporting und Steuerungsmechanismen ermöglicht ein einheitliches Transportmanagement und sichert das Erreichen der angestrebten Kostensenkung. Gleichzeitig müssen regionale Besonderheiten berücksichtigt und in die globalen Standards integriert werden.
4. Kurze Entscheidungswege
   Flache Hierarchien ermöglichen schnelle und flexible Entscheidungen in der operativen Transportsteuerung. Um den Materialfluss nicht zu behindern muss sichergestellt sein, dass zu jeder Zeit und in jeder Zeitzone erforderliche Entscheidungen ohne Wartezeiten getroffen werden können.
5. Automatisierung und Ausnahmebasiertes Arbeiten
   Standardfälle können automatisiert und ohne menschliche Überwachung durch das TMS bearbeitet werden. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern der TM Organisation, sich auf das Lösen komplexerer Ausnahmefälle und Probleme zu fokussieren (exception management).

Im Rahmen der Einführung eines Transportmanagementsystems führt SupplyOn Consulting daher mit seinen Kunden eine Serie von Workshops durch, an deren Ende ein ganzheitliches Betriebsmodell steht.

Hierbei werden unter anderem Beispiele und Best Practices aus Unternehmen mit bestehender Transportmanagement-Organisation vorgestellt. Hierbei wird deutlich, wie diese Unternehmen ihre individuelle Balance aus globaler Standardisierung, Berücksichtigung regionaler Anforderungen, Zentralisierung und Delegation von Aufgaben auf lokale und regionale Einheiten gefunden haben. Anschließend wird geprüft, in wie weit diese Beispiele als Ideengeber für die eigene Organisation herangezogen und angepasst werden können.

Das Ergebnis dieser Workshop-Serie ist ein ganzheitliches Betriebsmodell, welches Organisation, Prozesse und Systeme in einem integrierten Betriebsmodell zusammengeführt. Dies ist die Grundlage für einen reibungslosen Ablauf eines global standardisierten Transportmanagement.

Auf diese Weise stellt SupplyOn gemeinsam mit dem Kunden sicher, dass die langfristigen Ziele von Transportoptimierung und TMS-Implementierung erreicht werden und der zugrunde liegende Business Case realisiert werden kann.