Hinter der Anbindung von Lieferanten an die SupplyOn-Plattform steckt weit mehr als nur der technische Rollout, bei dem Registrierungslinks für die Anmeldung beim SupplyOn-Portal versendet werden. Vielmehr handelt es sich beim Onboarding um einen Gesamtprozess, der sich aus verschiedenen Komponenten zusammensetzt.
Dieser beginnt mit der Erstellung von Onboarding- und Kommunikationskonzepten. Anschließend gilt es, die Informationen im Supplier Info Portal aufzubereiten. Es folgt der technische Rollout, bei dem der Lieferant bei der Registrierung auch durch Call Center unterstützt wird. All diese Teilschritte werden nacheinander abgearbeitet, um das Change Management bei Kunde und Lieferant so erfolgreich und reibungslos wie möglich zu gestalten.
Das Rezept für eine gelungene Lieferantenanbindung ist dabei ebenso simpel wie erfolgversprechend. Im folgenden Beitrag erfahren Sie, welches die sieben „Zutaten“ sind, damit der Onboarding-Prozess von Lieferanten ein Erfolg wird.
1. Das Ziel stets vor Augen
Hinter der Einführung von Kollaborationslösungen wie SupplyOn verbirgt sich mehr als die Implementierung einer neuen Software durch den Kunden. Vielmehr geht es um die nachhaltige Kooperation der Geschäftspartner. Ohne eine umfassende Nutzung der Software, das heißt ohne den Lieferanten, gibt es keinen Business Case. Die Tatsache, dass es immer um beide Parteien, den Kunden und den Lieferanten geht, haben alle Beteiligten am Onboarding-Projekt stets im Blick. Dabei steht die Nutzung auf Lieferantenseite (Supplier Commitment, Supplier Engagement und Supplier Usage) stark im Fokus.
2. Bereitstellung von ausreichenden Kapazitäten und Ressourcen
Daraus folgt, dass man an das Lieferanten-Onboarding mit derselben Priorität und Ernsthaftigkeit herangehen muss, wie an die Implementierung. Damit dieses Thema eine entsprechende Aufmerksamkeit und Wertschätzung erhält, empfiehlt es sich, dass der Kunde Ressourcen dafür freistellt und ein dediziertes Projektteam formt. Dieses beginnt mit der Selektion der Lieferanten nach definierten Qualifikationskriterien. Die ausgewählten Lieferanten treiben in Zukunft zusammen mit dem Kunden die Digitalisierungsstrategie. Auch hier heißt es wieder: kein Business Case ohne Lieferantennutzung.
3. Hohes Engagement des Kunden im Onboarding-Prozess
Ein weiterer Erfolgsfaktor ist das Engagement der Einkaufsorganisation. Erfahrungsgemäß ist die Onboarding-Quote umso höher, je stringenter die Digitalisierungsstrategie inklusive Roadmap und Timeline verfolgt wird. Dabei spielen sowohl das Commitment im Top Management als auch die Bereitschaft der operativen Ebene eine Schlüsselrolle. Wir empfehlen dem einkaufenden Unternehmen die Digitalisierungsinitiative mit SupplyOn ihren Lieferanten im persönlichen Kontakt vorzustellen. Anschließend bringen wir den Stein ins Rollen, indem wir den Lieferanten zur Nutzung der Plattform einladen. Dieser wird somit vom Kunden herangeführt und danach von SupplyOn-Mitarbeitern bei der Registrierung unterstützt.
4. Ein großer Anteil von Lieferanten ist bereits registriert
In den 20 Jahren seit der Gründung von SupplyOn hat sich auf der Plattform ein riesiges globales Netzwerk aus rund 100.000 Unternehmen gebildet. Die Wahrscheinlichkeit, dass viele Lieferanten bereits mit SupplyOn arbeiten, ist somit recht hoch. Diese kennen den Registrierungsprozess und sind bereits mit den Lösungen vertraut. Erfahrungsgemäß ist die Erfolgsquote bei denjenigen Lieferanten sehr hoch, welche bereits mit anderen Geschäftspartnern über die Plattform zusammenarbeiten.
5. Der Kunde schlüpft in die Lieferantenschuhe
Bevor ein Lieferant tatsächlich angebunden wird, finden zunächst Testdurchläufe statt. Der Onboarding-Prozess beginnt standardmäßig damit, dass sich der Kunde auf einer hierfür angelegten Testlandschaft einloggt. Hierbei wird die Rolle des Lieferanten simuliert, in die der Kunde nun schlüpft. Auf diese Weise entsteht ein Bild, wie die zukünftige Zusammenarbeit abläuft. Unsere Erfahrungen zeigen: Je detailreicher die Lieferantensicht simuliert wird, desto besser wird die digitale Lösung letztlich auch angenommen. Nachdem das Testergebnis ausgewertet und der Gesamtprozess erfolgreich verprobt wurde, kann die Lösung live gehen und das Onboarding gestartet werden.
6. Transparenz beim Registrierungsprozess
Während des Onboarding-Prozesses ist Transparenz ganz entscheidend. Es geht hier darum stets den Überblick zu haben, welche Aktivitäten mit welchem Ergebnis erfolgt sind. SupplyOn kontaktiert die Lieferanten daher nicht nur proaktiv, sondern arbeitet auch mit einem erfahrenen Call-Center zusammen. Die geschulten Call-Center-Agenten bieten den Lieferanten Hilfe beim Registrierungsprozess an und beantworten offen gebliebene Fragen. Nach 28 Tagen findet ein Handover mit dem Kunden statt. Hier kann dieser nachvollziehen, welche Firmen erfolgreich angebunden werden konnten und welche nicht. Das Besondere hierbei ist, dass unsere Call-Center-Agenten alle Aktivitäten schriftlich dokumentieren. Im Anschluss kann der Kunde diese dann über die SupplyOn-Plattform einsehen, um nahtlos letzte Klärungen einzuleiten.
Über die Onboarding-Quote hinaus kann der Kunde auch prüfen, ob und in welchem Umfang der Prozess von allen Beteiligten digital gelebt wird. Dabei ermöglichen übersichtliche Dashboards einen strukturierten Einblick in die Nutzung der Akteure.
All diese Maßnahmen dienen der Transparenz und Qualitätssicherung während des Onboardings – und heben uns deutlich vom Wettbewerb ab.
7. Support: Viele Informationsmöglichkeiten für Lieferanten
Nach Abschluss des Onboarding-Prozesses wird der Lieferant nicht einfach sich selbst überlassen. Vielmehr hat er eine Vielzahl an Hilfsmitteln zur Verfügung, um sich mit der Plattform vertraut zu machen. Das Angebot reicht von kostenlosen Tutorials über Info- oder Training-Sessions bis hin zum Supplier Info Portal. Dieses wird meist speziell auf den Kunden zugeschnitten. Der Lieferant sieht hier alle für das Projekt relevanten Inhalte: Allgemeine Projektinformationen, Anleitungen zur Registrierung, Hilfe zu verschiedenen Lösungen, Leitfäden und Richtlinien – all diese Themen werden im Supplier Info Portal dargestellt und durch anschauliche Grafiken verdeutlicht. Vor allem die persönlichen Einführungsvideos der Unternehmensverantwortlichen auf Kundenseite (CPO oder CEO), in denen diese die Digitalisierungsinitiative und deren Zielen erklären, werden als besonders wertvoll wahrgenommen.
Das Ergebnis: Effiziente Zusammenarbeit durch digitale Kommunikationsprozesse
Nach der Anbindung des Lieferanten wird die Geschäftsbeziehung der Partner anders ablaufen. Wir finden es wichtig, dass der Kunde den Lieferanten abholt, um mit ihm gemeinsam in die Nutzung des neuen Kommunikationskanals einzusteigen und zusammen den Weg der Digitalisierung einzuschlagen. Hierbei empfehlen wir für eine nachhaltige Umstellung der Geschäftsbeziehung, die oben aufgeführten sieben Erfolgsfaktoren zu berücksichtigen und dabei die nächsten Schritte für eine gemeinsame digitale Zukunft festzulegen. Denn effiziente digitale Prozesse stärken und sichern die langfristige Kooperation zwischen den Geschäftspartnern.
