Kommt Ihnen das bekannt vor: Sie haben zwar beste Konditionen mit Ihren Spediteuren ausgehandelt, zahlen aber trotzdem viel für Transportdienstleistungen? Darf ich vermuten, dass Sie die Frachtkostenabrechnungen, die Sie von Ihren Spediteuren vielleicht sogar noch in Papierform erhalten, nicht umfangreich prüfen können? Hier kommt SupplyOn Transportation Management ins Spiel.
Gehen Sie die Sache doch mal von der anderen Seite an: Hinterlegen Sie die abrechnungsrelevanten Konditionen aus Ihren aufwendig verhandelten Verträgen in einem elektronischen Frachtbeauftragungs- und Abrechnungssystem, wie es z. B. SupplyOn Transportation Management bietet. Die SupplyOn-Lösung ermöglicht einen Web-Zugriff, kann aber auch eine volle Integration über EDI-Nachrichten in Ihre Systeme sowie auf Wunsch in die Systeme des Spediteurs herstellen.
Nun beauftragen Sie die Spediteure über das System. Dabei macht es keinen Unterschied, ob es sich um Transporte von Ihren Lieferanten zu Ihnen oder von Ihnen zu Ihren Kunden handelt, oder ob die Ware per Land-, See- oder Luftfracht verschickt wird.
Diese Transportbestellung ist gleichzeitig die Abrechnungsgrundlage, auf die der Spediteur zugreift. Erfahrungsgemäß prüft der Spediteur anfangs die Daten auf seiner Seite, wird aber bald dazu übergehen, die vom System errechneten Daten ohne Prüfung zu akzeptieren.
Je nach Regelung im Vertrag mit dem Spediteur, kann er sogar zusätzlich anfallende, ungeplante Kosten über das System geltend machen, die Sie dann freigeben müssen, z. B. unverhältnismäßig lange Wartezeiten bei der Abholung von Ware. Auf jeden Fall sorgen Sie aktiv für die richtigen Abrechnungsdaten und müssen die Daten nicht aufwändig prüfen, geschweige denn einfach glauben.
Frachtkostenabrechnung: Die Lieferanten in den Prozess einbeziehen
Übrigens können Sie auch gleich Ihre Lieferanten in den Prozess mit einbeziehen, damit diese im System bestätigen, die Ware auch rechtzeitig bereitzustellen – denn den Spediteur kommen zu lassen, nur um zu sehen, dass die Ware noch nicht zum Transport bereitsteht, möchten Sie sicher auch vermeiden. Und wenn der Lieferant Ihnen nach Bereitstellung der Ware über das System noch ein Lieferavis sendet, kann dieser die Transportabrechnungsdaten aktualisieren und Sie zahlen z. B. nur die tatsächlich genutzten Lademeter.
Schließlich erzeugt das System nach Freigabe eine Aufstellung der Frachtkosten, die als Basis für die Rechnung oder das Gutschriftsverfahren dient. Dabei werden unterschiedliche Währungen, Umrechnungskurse, Maßeinheiten und Umsatzsteuersätze berücksichtigt.
Ein weiterer Vorteil für Sie: Die Daten bilden eine wertvolle Grundlage für zukünftige Vertragsverhandlungen, da Sie endlich Transparenz darüber haben, welche Leistungen Sie tatsächlich in Anspruch nehmen. Bei Positionen, die von Ihnen ohnehin kaum abgerufen werden, können Sie in der Diskussion mit Ihrem Spediteur auch mal nachgeben!
