Prozessoptimierungen im Einkauf konzentrieren sich bei vielen Unternehmen auf den Bereich des direkten Materials. Der Einkauf von indirektem Material bewegt sich hingegen häufig noch unterhalb des Radars. Überspitzt formuliert nach dem Motto: Was soll sich denn optimieren lassen, wenn ich lediglich Bleistifte einkaufe?
Dabei geht es beim indirekten Einkauf aber um viel mehr als um Bleistifte, Kugelschreiber und Kaffeepulver. Weitaus wichtigere und komplexere Güter sind zum Beispiel das gesamte IT-Equipment eines Unternehmens, Büromöbelausstattung und – nicht zu unterschätzen – der Einkauf von Dienstleistungen aller Art. Somit macht der indirekte Einkauf einen signifikanten Anteil am Beschaffungsvolumen von Unternehmen aus, selbst bei Industrieunternehmen.
Es lohnt sich also durchaus, auch bei der Beschaffung von indirektem Material über Prozessoptimierungen nachzudenken. Welch großer Hebel hier schlummert, hat vor Kurzem Bosch bewiesen. Mit einer strategischen Neuausrichtung im indirekten Einkauf hat das Unternehmen nicht nur die Potenziale eines Einkaufs 4.0 erschlossen, sondern auch den BME-Innovationspreis gewonnen.
Indirekten Einkauf optimieren – aber wie?
Doch worauf kommt es an? Zunächst einmal ist es wichtig, auch im indirekten Einkauf den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess zu digitalisieren. Und zwar beginnend bei den Anfragen während des Sourcing-Prozesses über die operative Bearbeitung der Bestellungen und Leistungserfassung bis hin zur elektronischen Rechnung. All das sollte ein einziger nahtloser Prozess sein.
Hierbei spielen diejenigen Lösungen ihre besondere Stärke aus, die die Rechnung konsequent von der Bestellung her denken. Das bedeutet: Während des gesamten Prozesses werden die Daten automatisch aktualisiert und angereichert. Damit ist der eindeutige Bezug der Rechnung zur Bestellung sichergestellt – was nicht nur den Vorgang gegenüber der Steuerbehörde „compliant“ macht, sondern auch die Rechnungsprüfung erheblich vereinfacht und beschleunigt.
Neben einer optimalen Unterstützung der kollaborativen Prozesse mit den indirekten Lieferanten, sind aber auch Katalogfunktionen wichtig. Schließlich wird das indirekte Material meist nicht von professionellen Einkäufern, sondern von den Fachbereichen im Unternehmen bestellt. Für diese sollte der Einkaufsprozess so einfach wie möglich sein – Vorbild Amazon.
Ähnliches gilt auch für Dienstleistungen, die sich ebenfalls über Kataloge beschaffen lassen. Hier empfiehlt es sich zudem, Mengenabfragen im Katalog zu integrieren. Damit kann der Anforderer bei Lieferanten mit vorverhandelten Preisen den gewünschten Umfang einer Dienstleistung direkt über die Shopping Cart anfragen, ohne den Einkauf einbinden zu müssen.
Weitere Einsparpotenziale lassen sich heben, wenn die Leistungserfassung online durch den Dienstleister erfolgt. Auch dies entlastet den Einkauf, da der Fortschritt der erbrachten Leistungen transparent ist und nicht mehr selbst gepflegt werden muss.
Direkter + indirekter Einkauf = Übergreifende Einkaufsoptimierung
Zum Abschluss noch ein kleiner Blick in die Zukunft: Am Markt deutet sich in einigen Bereichen eine Verschmelzung der Beschaffungsprozesse für indirektes und direktes Material an. Für eine entsprechend übergreifende Purchase-to-Pay-Lösung heißt das, dass sie die Spezifika beider Bereiche bestmöglich abbilden muss, ohne das eine dem anderen überzustülpen.
Gefragt sind also Lösungen, die einerseits die komplexen und hochkollaborativen Prozesse bei der Beschaffung von Produktionsmaterial unterstützen. Die aber andererseits genauso gut den Anforderungen des indirekten Einkaufs gerecht werden – gerade auch mit Blick auf eine einfache Bedienbarkeit. Getreu dem Motto: So einfach wie möglich, so komplex wie nötig. Davon profitieren letztlich alle – der direkte wie auch der indirekte Einkauf.
