Die kundenspezifische Fertigung eines Nutzfahrzeugherstellers führte zu vielen, schwer planbaren Einzelbestellungen bei den Lieferanten. Mit dem Einsatz von SupplyOn digitalisierte das Unternehmen nicht nur die Zusammenarbeit mit seinen Lieferanten, sondern optimierte diese auch: Neben den weiterhin prozessierten Einzelbestellungen werden auch planbare Lieferabrufe genutzt. Dies ist der Startschuss für einen komplett digitalen End-to-End-Prozess – also vom Einkauf bis hin zur Abrechnung.
Ziel: elektronischer Einkaufs- und Rechnungsprozess
Neben der Serienfertigung produziert der Hersteller auch individualisierte Nutzfahrzeuge. Damit war jedoch bislang eine nahezu unüberschaubare Anzahl an Einzelbestellungen von den jeweiligen Standorten bei den Lieferanten verbunden. Um die Kosten zu senken und gleichzeitig die Transparenz und Effizienz im Einkauf zu steigern, setzte sich das Unternehmen zum Ziel, sein Bestellwesen zu zentralisieren und im Zuge dessen durchgängig zu standardisieren und zu digitalisieren: In Zukunft soll der gesamte Einkaufs- und Rechnungsprozess (Purchase-to-Pay) zu 100 Prozent elektronisch und systemgestützt erfolgen.
Positive Erfahrungen mit SupplyOn erleichtern Anbieterauswahl
Bei der Suche nach einem Lösungsanbieters fiel die Wahl auf SupplyOn. Der Lösungsanbieter war Vorstand und Einkaufsleiter wohl vertraut: Beide hatten in der Vergangenheit bereits bei früheren Arbeitgebern positive Erfahrungen mit der Einführung und Nutzung von SupplyOn-Lösungen gemacht.
Durch die Entscheidung für eine zentrale Plattform entfällt für den Nutzfahrzeuganbieter die aufwändige Anbindung und Pflege elektronischer Einzelverbindungen zu seinen Lieferanten. Die nun vereinfachte Interaktion und Kommunikation mit den Lieferanten erweist sich in Zeiten von Fachkräftemangel und knappen Ressourcen als besonders wertvoll für das Unternehmen.
Von der elektronischen Bestellung zum digitalen Lieferplan
Im ersten Schritt wurde der bisherige Bestellprozess digitalisiert und an jeweils drei Produktions- und Ersatzteilstandorten ausgerollt. Hierfür gelang es innerhalb kurzer Zeit rund 140 Lieferanten per WebEDI beziehungsweise EDI anzubinden, insbesondere die für die Lieferfähigkeit kritischen Lieferanten des Nutzfahrzeuganbieters.
Das Versenden von Bestellungen und Bestellbestätigungen erfolgt nun strukturiert, vorgängerbeleg-basiert und komplett digital über die SupplyOn-Plattform. Das ermöglicht es den Disponenten, schneller und präziser zu arbeiten. Bei Abweichungen in der Bestellbestätigung werden diese sofort informiert und können sich mit den Lieferanten qualifiziert in Verbindung setzen.
Die Umstellung auf Lieferabrufe und Rahmenbestellungen verbessert die Zusammenarbeit zwischen dem Hersteller und seinen Lieferanten weiter und erhöht die Planbarkeit auf beiden Seiten erheblich. Über alle Produktionsstandorte hinweg werden nun die Informationen zu den bestellten Materialien und ihren Lieferterminen konsolidiert aufrufbar.
Ausblick
Der Grundstein für die Digitalisierung des Einkaufs wurde gelegt. Mit der Einführung weiterer SupplyOn-Lösungen will der Nutzfahrzeuganbieter mittelfristig einen komplett elektronischen Einkaufs- und Rechnungsprozesses etablieren. Dafür soll im ersten Schritt die Lösung stufenweise in Richtung automatisierte Rechnungsstellung und -begleichung ausgebaut werden.
Vorteile
- Reformation und Implementierung eines zukunftsweisenden digitalen Bestellwesens mit überschaubarem internen IT-Aufwand
- Effiziente Prozesse: Manueller Aufwand und Standardaufgaben entfallen, etwa der Abgleich von der Auftragsbestätigung mit der Bestellung
- Bessere und effizientere Kommunikation mit den Lieferanten: Beide Seiten schauen auf die gleiche Datenlage. Das erleichtert Diskussionen mit den Lieferanten und vermeidet Missverständnisse
- Erhöhte Planbarkeit und Transparenz: Alle Bestellungen und Lieferpläne sind in einem zentralen System für alle Einkäufer ersichtlich. Die aufwändige und teils mangelnde Koordination aufgrund unterschiedlicher Landessprachen entfällt
