Überzeugender Branchenansatz: Rail-Community von SupplyOn steigert Effizienz der Bahnindustrie

Die Schweizerischen Bundesbahnen, kurz SBB, bilden mit rund 34.000 Mitarbeitern, einem Streckennetz von über 3.000 Kilometern und knapp einer halben Milliarde Fahrgästen pro Jahr die staatliche Eisenbahngesellschaft der Schweiz, bestehend aus den vier Divisionen Personenverkehr, Cargo, Infrastruktur und Immobilien. Die Division Personenverkehr hat 2016 die Initiative ergriffen, den Bestellprozess, der bis dato mit hohem manuellen Aufwand per E-Mail und Fax abgewickelt wurde, auf einen durchgängig digitalen Prozess über die Lösung RailSupply von SupplyOn umzustellen. Ziel dieser Umstellung war ein deutlicher Effizienzgewinn in Einkauf und Beschaffungslogistik der SBB.

Die Entscheidung für SupplyOn als Plattform, um den Gesamtprozess von der Bestellung bis hin zur Bezahlung elektronisch abzuwickeln, hatte zwei Hauptgründe: Zum einen überzeugte der Branchenansatz von SupplyOn, der den Vorteil bietet, dass hier auf ein bereits bestehendes Netzwerk aus Unternehmen der Bahnindustrie zurückgegriffen werden konnte. Zum anderen haben die Entscheider bei der SBB auch die Flexibilität von SupplyOn gesehen, die Funktionalitäten im Sinne der Bahnindustrie gemeinsam weiterzuentwickeln.

Stufenweise Einführung auf Prozess-, Lieferanten- und Divisions-Ebene

Ehe mit dem Rollout von SupplyOn im großen Stil begonnen wurde, hat ein Pilotprojekt mit ausgewählten Lieferanten der SBB den Nachweis geliefert, dass die neue Prozessabwicklung reibungslos funktioniert. Während Einführung, Pilot und Rollout hat die Projektleitung sowohl extern mit den Lieferanten als auch intern mit der IT und den verschiedenen Einkaufsbereichen eng zusammengearbeitet – ein wesentlicher Erfolgsfaktor, um die organisatorische Einbindung der Lieferanten und die technische Anbindung der internen Systeme an SupplyOn erfolgreich zu realisieren.

Auf Prozessseite wurden folgende Einführungsstufen festgelegt:

1. Bestellung, Bestellbestätigung und Lieferavis, um die Basis für einen durchgängig digitalen Purchase-to-Pay-Prozess zu schaffen.
2. Rechnung inklusive automatischem Abgleich mit den Daten aus den vorangegangenen Prozessen Bestellung, Bestellbestätigung und Lieferavis
3. Bedarfsvorschau, um den Gesamtprozess weiter zu optimieren und die Planungsmöglichkeiten auszuweiten.

Hierdurch werden eine genauere Bestandsplanung und eine Senkung der Lagerbestände auf beiden Seiten der Lieferkette unterstützt.

Auf der Lieferantenseite hat die SBB im ersten Schritt 15 Geschäftspartner der Division Personenverkehr angebunden. Diese Anzahl wird sukzessive auf rund 350 ausgedehnt, darunter auch Lieferanten anderer SBB-Divisionen.

Bemerkenswert ist, dass die SBB auch Geschäftspartner integriert, mit denen nur temporär auf Projektebene zusammengearbeitet wird. Sobald über einen gewissen Zeitraum eine bestimmte Anzahl von Abrufen getätigt werden, wird der Lieferant in den digitalen Prozess eingebunden, um die Effizienz des Projekts sicherzustellen.

Sobald die Beziehung zu einem Lieferanten von einer gewissen Regelmäßigkeit geprägt ist, wird der Prozess auf elektronisch umgestellt. Uns ist es wichtig, alle Geschäfte mit einem regelmäßigen Datenaustausch auf diese Weise zu optimieren – selbst wenn es sich um zeitlich klar begrenzte Kooperationen handelt.

Georg Spring, Leiter Strategischer Einkauf Ersatzteile bei der SBB

Auch auf Divisionsebene geht die SBB schrittweise vor: Vorreiter ist die Division Personenverkehr, gefolgt vom Konzerneinkauf und den Divisionen Cargo, Infrastruktur und Immobilien, die sich aufgrund der positiven Erfahrungen der Schwester-Division auch für die Umstellung auf digitale Einkaufsprozesse entschieden haben. Davon profitieren insbesondere diejenigen Lieferanten, die mehrere SBB-Division beliefern.

Eine neue Qualität der Zusammenarbeit

Der Hauptvorteil der Zusammenarbeit über die RailSupply-Lösung von SupplyOn liegt darin, dass die Qualität der Informationen, die zwischen der SBB und den Lieferanten ausgetauscht werden, erheblich gestiegen ist.

„Über ein Matching stellen wir sicher, dass die Informationen auf Lieferantenseite genau die gleichen sind, wie in unserem System. Damit hat sich auch die Qualität der Zusammenarbeit erheblich verbessert. Dort wo es früher häufig zu Missverständnissen kam, sind diese heute ausgeschlossen, da alle auf demselben Aktualisierungsstand sind“, so Spring. Damit wird die Bestellabwicklung inklusive der Rechnungserstellung und Bezahlung nicht nur zuverlässiger und schneller, sondern es entfallen auch viele manuelle (Kontroll-)Tätigkeiten in der Rechnungsprüfung.

Mit der vollständigen Einführung der Bedarfsvorschau rückt auch die Reduzierung der Lagerbestände in den Mittelpunkt der Optimierung. Ziel ist es, die Lagerdrehzahl zu verdoppeln und bei niedrigeren Lagerbeständen die Sicherheit hoch zu halten, sodass in der Produktion benötigte Teile zum richtigen Zeitpunkt verfügbar sind.

Nutzen der RailSupply-Lösung von SupplyOn

• Verbesserte Zusammenarbeit der SBB mit ihren Lieferanten, da die hohe Datenqualität Missverständnisse quasi ausschließt
• Zuverlässiger und schneller Purchase-to-Pay-Prozess (Bestellprozess – von der Bestellung über den Lieferavis bis hin zur Rechnung)
• Standardisierter und vereinfachter Prozess der Auftragsbestätigung
• Gestiegene Versorgungssicherheit und effizientere Wareneingangsprozesse
• Senkung des Aufwandes in der Rechnungsprüfung durch hohe Qualität der Eingangsrechnungen
• Reduzierung der Lagerbestände durch Einführung der Bedarfsvorausschau

Ausblick

Parallel zum konsequenten Rollout der RailSupply-Lösung und der kontinuierlichen Ausdehnung der Nutzung, setzt die SBB ihre umfassende Digitalisierungsstrategie fort. Ziel dieser Strategie ist es, die Supply-Chain-Prozesse weiter zu optimieren. Die ersten Erfahrungen mit SupplyOn haben Appetit auf mehr gemacht: SBB und SupplyOn arbeiten gemeinsam an der kontinuierlichen Ausweitung der Digitalisierung um weitere Bestellarten und Vendor Managed Inventory sowie an der Optimierung der Versorgungs- und Lieferantenprozesse.

Übrigens: Auf der InnoTrans 2018 wurde die SBB für dieses überzeugende Projekt zum „RailSupply Champion 2018“ gekürt.