Ungeachtet des Hypes um Industry 4.0, Automatisierung und Digital Transformation ist die Rechnungsstellung und -verarbeitung immer noch überwiegend analog, nicht-elektronisch, nicht-automatisiert. Selbst heute, Ende 2019, wird der Großteil der Rechnungen in Papierform oder unstrukturierten Formaten verschickt. Also in Formaten, die kaum oder nur schwer elektronisch verarbeitet werden können. Dies hat erhebliche Folgen für die Unternehmen, werden doch so Ressourcen, Zeit und Geld gebunden. Um darüber ein klareres Bild zu erhalten, haben wir eine wissenschaftliche Umfrage durchgeführt.
Für diese Studie haben wir 788 Fachleute aus Europa, Amerika und dem asiatisch-pazifischen Raum (APAC) zum Status des elektronischen Rechnungswesens (E-Invoicing) in ihren Unternehmen, zu den Auswirkungen auf die Finanzkennzahlen (KPIs) und auf weitere Prozesse befragt. Die Mehrheit der Teilnehmer arbeitete in der Buchhaltung, im Einkauf und der Logistik und kümmerte sich dort um die Rechnungserstellung bzw. -bearbeitung.
Gerade im internationalen Vergleich lässt sich sehen, wie das Herkunftsland oder die Region eines Unternehmens seine Finanzprozesse und alle damit verbundenen Kennzahlen beeinflusst. Bemerkenswert: In Europa und hier insbesondere in Deutschland ist die Rechnungsbearbeitung schneller als in Amerika oder Asien.
Die Hauptvorteile von E-Invoicing
Welche Auswirkungen E-Rechnungen auf die finanziellen Leistungskennzahlen haben, hängt von mehreren Faktoren ab, wie beispielsweise dem Kunden- und Lieferantennetzwerk eines Unternehmens. Besonders der Automatisierungsgrad des P2P-Prozesses beeinflusst die Finanzkennzahlen und Prozessfaktoren positiv, wie Archivierungsaufwand, Fehlerquote und Anzahl der Rückfragen.
Können die Daten aus der Bestellung direkt für die Rechnung automatisch übernommen werden, reduziert das die Fehlerrate sowie die Klärungs- und Korrekturaufwände beim Rechnungssteller und -empfänger erheblich. Für den Rechnungsempfänger gilt zudem: Je höher die Dunkelbuchungsquote, desto höher sind die Einsparungen bei Rechnungsprüfung und -verbuchung. Denn ein Großteil der Rechnungen wird hier vollautomatisch freigegeben, verbucht und bezahlt.
Auf die Menge kommt es an
In der Regel können Unternehmen umso mehr mit E-Invoicing einsparen, desto mehr Rechnungen sie monatlich elektronisch managen. Die für die Rechnungserstellung oder -bearbeitung notwendigen Schritte können für jede einzelne Rechnung übersprungen oder gekürzt werden. Über alle Rechnungen gesehen, vervielfacht sich dieser Effekt also.
Gleiches gilt für die Nutzungsdauer von E-Invoicing. Denn auch hier steigen die Einsparungen über den Zeitverlauf immer stärker an. Dies gilt umso mehr, wenn auch die vorhergehenden oder nachfolgenden Schritte optimiert, digitalisiert und automatisiert werden.
In unserer Studie konnten wir auch einen vergleichbaren positiven Effekt für die Mitarbeiterzahl eines Unternehmens sehen. Denn große Unternehmen verfügen in der Regel über strukturiertere und stärker digitalisierte Prozesse. Zudem steigt das Rechnungsvolumen typischerweise mit der Größe eines Unternehmens. Damit profitieren sie von einer digitalen Lösung mehr als kleinere Unternehmen mit nur wenigen Mitarbeitern.
Einsparungen im Inbound-Bereich stärker als im Outbound-Bereich
Die Umfrage zeigte, dass die Vorteile von E-Invoicing im Allgemeinen für den Rechnungsempfänger größer sind als für den Rechnungssteller:
So fällt beispielsweise auf, dass die durchschnittliche Bearbeitungszeit bei ausgehenden Rechnungen mit E-Invoicing etwas höher ist als zuvor. Dies liegt unter anderem daran, dass Fehler und Abweichungen, die bisher zu einem späteren Zeitpunkt erkannt wurden und zu mühsamen Korrekturprozessen führten, nun sofort sichtbar sind und direkt bei der Rechnungserstellung korrigiert werden müssen. Auch die Verwendung mehrerer E-Invoicing-Standards und -Lösungen für verschiedene Kunden kann hier eine Rolle spielen. Zudem kann es zu erhöhten Aufwänden kommen, wenn die E-Invoicing-Lösung des Kunden nicht in das ERP des Rechnungsstellers integriert ist, was wiederum zu Parallelprozessen bei dessen Finanzbuchhaltung führt. Dennoch überwiegen auch hier die positiven Effekte elektronischer Rechnungen.
Diese Vorteile fasst beispielsweise auch GKN Aerospace aus Lieferantensicht in folgendem Video kurz zusammen:
Die Datenqualität ist entscheidend
Eine gleichbleibend hohe Datenqualität ist unverzichtbar für den erfolgreichen Einsatz von E-Invoicing. Andernfalls müssen fehlende oder falsche Informationen manuell nachgetragen bzw. korrigiert werden. Häufig sind die Stammdaten veraltet, inkonsistent oder falsch. In diesen Fällen sind die Einsparungen von E-Rechnungen spürbar geringer.
Schlechte Datenqualität beeinträchtigt voll automatisierte Prozessketten mit elektronischen, automatisierten Folgeprozessen noch stärker. Manuelle Datenübertragung und Medienbrüche verlangsamen den Prozess und führen zu einer steigenden Fehlerquote. Mit Hilfe von Digitalisierung und Optimierung der gesamten Lieferkette kann hingegen das volle Potenzial der elektronischen Rechnungsstellung ausgeschöpft werden.
